Die Buchführungspflicht für Unternehmen: was ist zu beachten?

Die zwei Methoden der Gewinnermittlung

Man sollte sich bereits vor der Aufnahme der Unternehmenstätigkeit mit dem Thema der doppelten Buchführung befassen, um abzuklären, ob eine Buchführungspflicht besteht. Doch auch wenn keine solche Pflicht besteht, kann es sinnvoll sein, eine doppelte Buchführung zu nutzen. Dies gilt besonders dann, wenn man damit rechnet, dass das Unternehmen in nächster Zeit stark wachsen wird. Man sollte sich auch frühzeitig überlegen, ob man diese Aufgabe selbst übernimmt oder auslagert. 

Der Gewinn kann auf zwei verschiedene Arten ermittelt werden:

1. Doppelte Buchführung (Bilanzierung)
2. Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

1. Die doppelte Buchführung 

Bei der ersten Methode, der Bilanzierung oder Buchführung, erfolgt die Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensvergleich.

• Gewinn = Betriebsvermögen am Ende des Jahres – Betriebsvermögen am Ende des Vorjahres
• Betriebsvermögen = Anlagevermögen + Umlaufvermögen – Schulden

Bei dieser Methode wird zwingend eine Eröffnungsbilanz und eine Schlussbilanz erstellt: Bei Aufnahme des Unternehmens oder zu Beginn eines Geschäftsjahres muss eine Aufstellung des Vermögens und der Schulden eines Unternehmens erfolgen. Eine Bilanzanalyse ermöglicht es Ihnen, diese Zahlen auszuwerten und Ihre Strategie anzupassen. Die erneute Bestandsaufnahme (Inventur) am Ende des Geschäftsjahres ist die Grundlage für die Berechnung des aktuellen Betriebsvermögens.

Es werden für jeden Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten angelegt, das Konto und das Gegenkonto. Dabei stehen die Vermögenswerte auf der Aktivseite und die Vermögensaufwendungen auf der Passivseite. Daher auch der Name doppelte Buchführung. Wer viele verschiedene Buchungsposten hat, sollte sich durch eine Software bei der Verwaltung der Konten unterstützen lassen. Auch ein Kontenplan gehört zu den Instrumenten, die Ihre Buchhaltung für Dritte transparent gestalten.

2. Die Einnahmenüberschussrechnung

Bei der zweiten, vereinfachten  Methode, der EÜR, wird der Gewinn ermittelt, indem die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen subtrahiert werden. Nach dem Zufluss- und Abflussprinzip wird für die Berechnung bei jedem Geschäftsvorfall der Zeitpunkt der tatsächlichen Einnahme bzw. Ausgabe zugrunde gelegt. Es kommt also nicht darauf an, wann die Verpflichtung entstanden ist, aufgrund der eine Lieferung erfolgt ist, oder wann ein Geschäft zustande gekommen ist, das zu einer Zahlung geführt hat. Es erfolgt eine einfache Saldierung der Einnahmen und Ausgaben in einem Kalenderjahr. Die Erstellung einer Bilanz und einer Inventur ist nicht erforderlich.

Wer ist überhaupt buchführungspflichtig?

In der Praxis wird zwischen der vom Steuerrecht oder Handelsrecht begründeten Buchführungspflicht unterschieden. Außerdem kann eine Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten begründet werden, also einfach dadurch, dass man sich für die Buchführung entscheidet, eine Eröffnungsbilanz erstellt und Bücher führt. So wird man durch die freiwillige Auswahl der Ermittlungsart buchführungspflichtig, auch wenn man die handels- oder steuerrechtlichen Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies ist allerdings ein sehr seltener Fall. 

Die steuerrechtliche Buchführungspflicht

Die gesetzliche Grundlage für die steuerrechtliche Buchführungspflicht bildet Paragraph 141 AO. Sie gilt für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte. Freiberufler fallen nicht unter die Buchführungspflicht. Die Grenzwerte liegen bei einem Umsatz von 600.000 Euro oder einem Gewinn über 60.000 Euro. Bei land- und forstwirtschaftlich genutzten Flächen liegt der Wirtschaftswert über € 25.000. 

Wird einer der Grenzwerte überschritten, wird eine Buchführungspflicht begründet.

Die Vorschrift von Paragraph 141 AO findet nur Anwendung, wenn sich nicht bereits eine Buchführungspflicht nach Paragraph 140 AO ergibt. Ab einer gewissen Unternehmensgröße sollten Sie überlegen, sich von einem Steuerberater begleiten zu lassen. Vorbereitende Buchhaltung fällt natürlich trotzdem an, zum Beispiel müssen Belege gesammelt und sortiert werden.

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht

Für die handelsrechtliche Buchführungspflicht bildet Paragraph 140 AO in Verbindung mit Paragraph 238 HGB die gesetzliche Grundlage. Sie gilt für Kaufleute. Dabei gelten für Einzelkaufleute die gleichen Umsatz- bzw. Gewinngrenzen wie im Steuerrecht (Paragraph 241a HGB). Ausnahmen gelten zum Beispiel für Kleinunternehmer.

Originäre und abgeleitete Buchführungspflicht: die Unterschiede

Die Unterscheidung in originäre (ursprüngliche) und derivative (abgeleitete) Buchführungspflicht geht auf den Ursprung der steuerlichen Buchführungspflicht zurück. Eine Buchführungspflicht kann auf zwei unterschiedliche Arten begründet werden:

• Nach Paragraph 140 AO ergibt sich die Buchführungspflicht aus anderen Gesetzen. Somit ist sie derivativ. In den meisten Fällen handelt es sich um eine handelsrechtlich begründete Buchführungspflicht.
• Nach Paragraph 141 AO ergibt sich die Buchführungspflicht, weil andere Gesetze nicht anwendbar sind. In diesem Fall ergibt sie sich unmittelbar aus dem Steuerrecht und ist somit originär im Steuerrecht begründet.

Die derivate Buchführungspflicht

Von der derivativen Buchführungspflicht sind insbesondere die Kaufleute betroffen, die nach Paragraph 238 HGB zur Führung von Büchern nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind. Kaufmann ist nach Paragraph 1 Abs. 1 HGB, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe ist nach Paragraph 1 Abs. 2 HGB jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert (sog. Kleingewerbetreibende). Es kann aber trotzdem wichtig sein, über ein internes Rechnungswesen zu verfügen. Mit den gewonnenen Informationen kalkulieren Sie Ihre Preise richtig.

Ich bin Freiberufler – unterliege ich der Buchführungspflicht?

Nein, völlig unabhängig davon, wie viel Geld Sie einnehmen, besteht keine Buchführungspflicht für Sie als Freiberufler. Nach dem Handelsrecht sind Sie kein Kaufmann und nach dem Steuerrecht auch kein Gewerbetreibender. Laut Paragraph 18 Abs. 1 Nr. 1 EstG werden beispielsweise folgende Berufe freiberuflich ausgeübt: Rechtsanwälte, Wirtschaftsberater, Steuerberater, Notare, Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Krankengymnasten, Ingenieure, Architekten sowie generell alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erziehenden Tätigkeiten.

Wenn Ihre Tätigkeit unter eine der in Paragraph 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführten Tätigkeiten fällt, sind Sie also nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet und können Ihren Gewinn mit einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Natürlich steht es Ihnen trotzdem frei, die doppelte Buchführung anzuwenden.

Beginn und Ende der originären Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht ist zu erfüllen vom Beginn des Wirtschaftsjahrs nach der Bekanntgabe der Mitteilung, mit der die Finanzbehörde auf diese Verpflichtung hingewiesen hat (§ 141 Abs. 2 Satz 1 AO). Neben der Erfüllung der gesetzlichen Tatbestandsmerkmale ist also auch die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts erforderlich.

Die Verpflichtung zur Buchführung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen (§ 141 Abs. 2 Satz 2 AO). Anders als beim Beginn der Buchführungspflicht erfolgt keine gesonderte Mitteilung des Finanzamts.

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Auch hier findet man eine Unterscheidung in außersteuerliche und steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Wir erklären den Unterschied.

Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind auch für das Steuerrecht relevant (Paragraph 140 AO). Sie ergeben sich vor allem aus §§ 238 ff. HGB und aus den dort aufgeführten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Flankierende Aufzeichnungspflichten ergeben sich zudem für einzelne Rechtsformen, z. B. aus §§ 91 ff. AktG, §§ 41 ff. GmbHG. Weiter existieren zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften, die nach § 140 AO im konkreten Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung sind, (z. B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, oder auch § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz).

Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich zum einen aus der Abgabenordnung (z.B. § 90 Abs. 3, §§ 141 bis 144 AO) und zum anderen aus Einzelsteuergesetzen (§ 4 Abs. 7 und § 41 EStG).

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen von Bedeutung sind: Neben Unterlagen in Papierform auch solche in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Entwürfe von nicht abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen müssen nicht aufbewahrt werden.

Eine abschließende Definition der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen ist nicht möglich. Das Finanzamt kann diese Unterlagen nicht im Vorfeld für alle Unternehmen abschließend definieren, weil die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die in den Unternehmen eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme sich zu stark unterscheiden.

Die Buchführungspflicht aufgrund der Gesellschaftsform

Allein die juristische Gesellschaftsform eines Unternehmens kann eine Buchführungspflicht begründen. Nach § 6 HGB sind alle Handelsgesellschaften (AG, KGaA, GmbH und eG) Kaufmann  –  und somit buchführungspflichtig.

Bei einer GbR, OHG, KG und PartG handelt es sich nicht um juristische Personen, sondern um Personenvereinigungen. Hier besteht also keine Buchführungspflicht kraft Rechtsform. Die Buchführungspflicht kann sich aber im Hinblick auf die Kaufmannseigenschaft (Handelsgewerbe) ergeben.

Gewinnermittlung bei Betriebsaufgabe

Gibt ein Gewerbetreibender, der seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, seinen Betrieb auf, ist der Wert des Betriebsvermögens für den Zeitpunkt der Betriebsaufgabe nach § 4 Abs. 1 EStG zu ermitteln. Demzufolge ist zunächst der laufende Gewinn des Jahres der Betriebsaufgabe durch Zuschläge und Abschläge zu korrigieren (BFH-Urteil vom 13.10.1989, BStBl II 1990, 287).

Gewinnermittlung bei nachträglichen gewerblichen Einkünften

Nach der Veräußerung oder Aufgabe des Gewerbebetriebs anfallende, nachträgliche Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§§ 15, 24 Nr. 2 EStG) können nicht mehr nach den Grundsätzen des Betriebsvermögensvergleichs, sondern nur in sinngemäßer Anwendung der Vorschriften von § 4 Abs. 3 EStG ermittelt werden (BFH-Urteil vom 22.2.1978 (I R 137/74, BStBl II 1978, 430). Die Pflicht und das Recht zur Buchführung und Bilanzierung gemäß §§ 238 ff. HGB, §§ 140, 141 AO enden im Zeitpunkt der Betriebsaufgabe (BFH vom 22.2.1978, BStBl II 1978, 430; H 16 (1) [Gewinnermittlung] EStH).

Ist es möglich, die Gewinnermittlungsart zu wechseln?

Der Wechsel von der EÜR zur doppelten Buchführung oder auch umgekehrt kann aus unterschiedlichen Gründen erforderlich sein, entweder, weil er gesetzlich vorgeschrieben ist oder freiwillig.

Wechsel nach Aufforderung

Wenn die Geschäfte richtig ins Laufen gekommen sind, muss die Buchhaltung von EÜR auf doppelte Buchführung umgestellt werden. Der Gesetzgeber gewährt hier jedoch einen gewissen zeitlichen Spielraum, d. h. die Buchführungspflicht beginnt nicht schon mit Überschreitung der Umsatz- bzw. Gewinngrenzen von 60.000 bzw. 600.000 Euro. So soll eine Vorbereitung auf die Umstellung zur doppelten Buchführung ermöglicht werden. Detaillierte Informationen findet man in § 141 Abs. 2 AO.

Nach dem Hinweis des Finanzamtes, dass die Pflicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) eintritt, muss mit Beginn des Jahres, das auf die Aufforderung folgt, die Umstellung der Buchhaltung erfolgen.

Freiwilliger Wechsel

Man kann auch aus eigener Initiative von der EÜR zur Bilanzierung wechseln, dies ist gesetzlich möglich. Der Übergang zur doppelten Buchführung kann viele Gründe haben. Bestimmte Sachverhalte können nur in der doppelten Buchführung gewinn- und damit steuermindernd erfasst werden. Auch für Banken ist die Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensausgleich als Grundlage für die Entscheidung über eine Kreditvergabe interessant.

Der umgekehrte Weg, also die Umstellung von der doppelten Buchführung auf die EÜR,  ist schwieriger. Denn die Voraussetzung für den Wechsel vom Betriebsvermögensausgleich zur Einnahmenüberschussrechnung besteht darin, dass man nicht mehr der Buchführungspflicht unterliegt. Hierfür ist vor dem Wechsel eine entsprechende Feststellung des Finanzamtes einzuholen.

Wer ist buchführungspflichtig, wer nicht? Hier finden Sie zum Abschluss einen groben Überblick

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