Uneinbringliche Forderungen: Wenn Kunden nicht zahlen

Uneinbringliche Forderungen — Wenn der Kunde einfach nicht zahlen will

Natürlich, im Idealfall ist es so: Sie stellen dem Kunden eine Rechnung aus — und dieser überweist die offene Summe im genannten Zeitraum. Das ist für alle Beteiligten gut: Sie können besser kalkulieren, es müssen keine Mahnungen geschrieben werden und auch die Stimmung leidet nicht unter der Situation. Nur ist das im Geschäftsalltag leider längst nicht immer die Realität, denn manchmal kommt es zum genauen Gegenteil: Die Zahlung verschiebt sich immer weiter nach hinten, der Kunde möchte oder kann nicht zahlen, reagiert vielleicht gar nicht mehr auf Ihre Mahnungen — oder es treten Umstände ein, die eine Zahlung unrealistisch erscheinen lassen. Ihre Bilanz gerät durcheinander, ein Zahlungsausfall wird zum Ärgernis.

Forderungen — einwandfrei, zweifelhaft und uneinbringlich

Bevor wir uns dem Begriff der uneinbringlichen Forderungen — und im weiteren Sinne auch jenem der zweifelhaften Forderungen — widmen, werfen wir zum besseren Verständnis der Sachlage zunächst einen Blick auf das genaue Gegenteil davon: nämlich auf die einwandfreien Forderungen.

Was ist eine einwandfreie Forderung?

Von einer einwandfreien Forderung spricht man immer dann, wenn kein Zweifel über den Zahlungseingang besteht. Das heißt: Sie fordern Summe X, kalkulieren diese auch in der Bilanz ein — und der Kunde zahlt genau diesen Betrag wie vereinbart.

Zweifelhafte Forderung — was ist das?

Unglücklicherweise ist das aber längst nicht immer so. Wenn Ihr Kunde nämlich trotz Mahnung nicht zahlt, spricht man von einer zweifelhaften Forderung. Es gibt aber auch andere Anlässe, die zu dieser Art der Forderungen zählen — etwa wenn Ihr Kunde ein Insolvenzverfahren beantragt hat oder Schecks nicht eingelöst werden können. Es scheint also nicht sicher, sondern zweifelhaft, ob der Kunde tatsächlich zahlen wird.

Uneinbringliche Forderung — gewissermaßen der Härtefall

Als nächste Stufe kommen schließlich die uneinbringlichen Forderungen ins Spiel. Während man bei der zweifelhaften Forderung nicht sicher ist, ob ein Ausfallrisiko besteht und der Kunde nicht zahlen wird, geht man bei der uneinbringlichen Forderung hundertprozentig davon aus, dass er das nicht tun wird. Man ist also sicher, dass der Kunde die Rechnung nicht begleichen wird.

So kann es zu uneinbringlichen Forderungen kommen

Dies kann etwa dann geschehen, wenn Ihr Kunde seine Zahlungsunfähigkeit bestätigt, wenn das Insolvenzverfahren mangels Masse eingestellt wird oder — auch das kann passieren — Ihr Kunde verstorben ist. Auch wenn die Forderung verjährt ist, kann dies zu einer uneinbringlichen Forderung führen — oder wenn der Schuldner unbekannt verzogen ist. Ein weiterer Grund kann eine ergebnislose Zwangsvollstreckung sein. Aus welchem Grund auch immer: Ihr Schuldner zahlt also nicht — und dennoch müssen Sie nicht befürchten, jetzt gänzlich auf der Summe inklusive möglicherweise zu zahlender Umsatzsteuer sitzen zu bleiben.

Was passiert im Fall einer uneinbringlichen Forderung?

Es gibt aber auch gute Nachrichten: Wenn Sie tatsächlich in einen solchen Fall involviert werden, können Sie die offene, uneinbringliche Forderung beim Finanzamt ausbuchen — und auch möglicherweise gezahlte Umsatzsteuer kann vom Finanzamt zurückgeholt werden. Dabei spricht man von einer direkten Forderungsabschreibung. Die Umsatzsteuer muss bei der kommenden Umsatzsteuer-Voranmeldung als Minus-Umsatz ausgewiesen werden.

Anders formuliert: Nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 1 i. V. m. Abs. 1 UStG müssen der leistende Unternehmer den für seine Leistung geschuldeten Umsatzsteuerbetrag und der Leistungsempfänger den entsprechenden Vorsteuerabzug berichtigen, wenn das vereinbarte Entgelt für die steuerpflichtige Lieferung uneinbringlich geworden ist. Sollte das Entgelt nachträglich doch noch vereinnahmt werden, müssen der Umsatzsteuerbetrag und der Vorsteuerabzug erneut berichtigt werden (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Uneinbringliche und zweifelhafte Forderungen einbuchen

Bei der Buchung von uneinbringlichen und zweifelhaften Forderungen wird entweder die Einzelwertberichtigung oder die Pauschalwertberichtigung angewandt.

Einzelwertberichtigung (EWB): Sie erwarten einen Forderungsverlust — und führen deswegen am Bilanzstichtag eine indirekte Buchung auf das Konto Einzelwertberichtigungen mit der erwarteten Ausfallsumme durch. Sollte sich die Ausfallsumme ändern (sollten Sie also unerwartet etwa eine Teilzahlung auf die Forderung erhalten), muss dies als periodenfremder Ertrag mit entsprechender Umsatzsteuer gebucht werden.

Pauschalwertberichtigung (PWB)

Mit der Pauschalwertberichtigung kann ein Unternehmen jährlich mit einem pauschalen Prozentsatz Forderungsausfälle verbuchen. Diese Pauschale muss genau berechnet werden — und zwar anhand von erfahrungsbedingten Ausfallwahrscheinlichkeiten der letzten drei bis fünf Jahre.

Uneinbringliche Forderung: Es kann jedem passieren

Vom Freiberufler über den Kleinunternehmer bis hin zum großen Betrieb: Dass ein Kunde eine Rechnung mal so gar nicht begleichen will, kommt leider auch hierzulande immer wieder vor. Meistens braucht man Nerven und einen langen Atem – und wenn man dem Geld lange genug hinterherläuft und Mahnungen stellt, ist die Wahrscheinlichkeit nicht gering, es doch noch zu bekommen. Jedoch wird es leider immer wieder Fälle geben, wo man auf der offenen Summe sitzen bleibt.

Kann man zweifelhaften Forderungen und uneinbringlichen Forderungen entgegenwirken?

Auch wenn es schön wäre, ein sicheres Gespür für zahlungsunfähige Kunden entwickeln zu können — zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen kommen im Geschäftsleben leider häufiger vor, als man denkt. Dies kann auch bei Kunden passieren, bei denen man sich dies gar nicht gedacht hätte.

Zusammenfassung

Es gibt einwandfreie, zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen.
Einwandfreie Forderungen sind jene, bei denen man von einer Zahlung ausgeht.
Zweifelhafte Forderungen bestehen dann, wenn ein Zahlungsausfall möglich scheint.

Von einer uneinbringlichen Forderung spricht man dann, wenn sicher davon auszugehen ist, dass der Kunde die offene Rechnung nicht mehr begleicht.
Zweifelhafte Forderungen können unter anderem durch Insolvenz oder den Tod des Kunden bedingt sein.
Offene Forderungen können beim Finanzamt geltend gemacht werden.
Auch die Umsatzsteuer kann und muss korrigiert werden.

Fazit

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Vadim Losch

Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.

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