Betriebsprüfung durch das Finanzamt – was tun?

Betriebsprüfung durch das Finanzamt: was es damit auf sich hat

Jedem Unternehmen und jedem Unternehmer kann es passieren, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung anordnet. Das kann viele Gründe haben – zum Beispiel könnte Verdacht auf unlautere steuerliche Aktivitäten eines Betriebs bestehen oder offensichtliche Ungereimtheiten in der Buchführung bemerkt worden sein. Es gibt verschiedene Arten der Betriebsprüfung (dazu gleich mehr), die aber alle einen ganz konkreten Zweck haben, nämlich sicherzustellen, dass die Steuern eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum korrekt abgeführt wurden.

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt beziehungsweise eine steuerliche Untersuchung ist natürlich ein massiver Eingriff des Staates in Ihre Rechte. Genau aus diesem Grund ist bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt jedes Detail genauestens gesetzlich geregelt. Nachzulesen sind diese Regeln in der Betriebsprüfungsordnung des Bundesministeriums für Finanzen, die man auf der Website des Ministeriums downloaden kann.

Welche Gründe für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt gibt es?

Zu den möglichen Gründen für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt gehören etwa eindeutige Fehler in der Jahresbilanz, nicht plausible Steuererklärungen, stark schwankende Gewinne – oder regelmäßig zu spät bezahlte Steuerschulden bzw. zu spät eingereichte Steuererklärungen. Sie können einer Finanzprüfung also entgegenwirken, indem Sie für eine korrekte und transparente Buchführung sowie eine rechtzeitige Erledigung und Zahlung der steuerlichen Pflichten sorgen.

Welche Arten von Betriebsprüfungen durch das Finanzamt gibt es?

Die gängigste Prüfung: die Außenprüfung

Die gängigste Art der Prüfung durch das Finanzamt ist die sogenannte Außenprüfung. Dabei ordnet das Finanzamt eine Gesamtprüfung aller steuerrechtlich relevanten Sachverhalte an – es ist also eine Gesamtprüfung.

Eine besondere Kategorie: Die Sonderprüfung

Es kann aber auch sein, dass nur einzelne Steuerarten einer Prüfung unterzogen werden, zum Beispiel die Lohnsteuer oder die Umsatzsteuer – oder andere Teilaspekte beleuchtet werden. Dann spricht man von der sogenannten Sonderprüfung.

Ebenfalls möglich ist es, dass das Finanzamt eine Nachschau anordnet. Hier werden keine Zeiträume in der Vergangenheit überprüft, sondern der aktuelle Status quo unter die Lupe genommen. In den Bereich der Nachschau fällt etwa die Kassennachschau – hier prüfen Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen des Finanzamtes das Kassenbuch, und zwar unangekündigt. Im folgenden Artikel wollen wir uns aber der gängigsten Prüfung durch das Finanzamt widmen – nämlich der bereits genannten Außenprüfung.

Betriebsprüfung durch das Finanzamt – wer wird geprüft?

Bei wem das Finanzamt eine Betriebsprüfung anordnen und durchführen darf, ist genau geregelt – und zwar in der Abgabenordnung (AO) ab § 193. Darin ist zu lesen, dass bei folgenden Gruppen, unabhängig von Größe und Rechtsform, jederzeit eine Betriebsprüfung durchgeführt werden kann:

• Freiberufler
• UGs
• Kleinunternehmer
• GbRs
• GmbHs
• AGs
• land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Hier eine Übersicht der Größenklasse „Großbetrieb“:

Kann das Finanzamt auch bei Privatpersonen eine Betriebsprüfung durchgeführen?

Ja, das ist möglich – allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die Person in einem Jahr mindestens 500.000 Euro an Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit erwirtschaftet hat.

Wie sieht der Umfang der Außenprüfung aus?

Wie der tatsächliche Umfang der Prüfung ist, ist in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung genau festgelegt. Unter Punkt II (

• 4 – Umfang der Außenprüfung ) ist Folgendes zu lesen:

(1) Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung nach pflichtgemäßem Ermessen. 

(2) Bei Großbetrieben und Unternehmen i. S. d. §§ 13 und 19 soll der Prüfungszeitraum an den vorhergehenden Prüfungszeitraum anschließen. Eine Anschlussprüfung ist auch in den Fällen des § 18 möglich. 

(3) Bei anderen Betrieben soll der Prüfungszeitraum in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen. Der Prüfungszeitraum kann insbesondere dann drei Besteuerungszeiträume übersteigen, wenn mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder wenn der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit besteht. Anschlussprüfungen sind zulässig. 

(4) Für die Entscheidung, ob ein Betrieb nach Absatz 2 oder Absatz 3 geprüft wird, ist grundsätzlich die Größenklasse maßgebend, in die der Betrieb zum Zeitpunkt der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung eingeordnet ist. 

(5) Hält die Finanzbehörde eine umfassende Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse im Einzelfall nicht für erforderlich, kann sie eine abgekürzte Außenprüfung (§ 203 AO) durchführen. Diese beschränkt sich auf die Prüfung einzelner Besteuerungsgrundlagen eines Besteuerungszeitraums oder mehrerer Besteuerungszeiträume.

Die Betriebsprüfung muss gemäß der Verwaltungsvorschrift zudem „auf das notwendige Maß“ beschränkt werden und sollte sich auf die wesentlichen Faktoren konzentrieren. Sie behandelt daher in erster Linie solche Sachverhalte, die zu endgültigen Steuerausfällen oder -erstattungen sowie zu erheblichen Gewinnverlagerungen führen können.

Wenn das Finanzamt Sie wegen einer Steuerprüfung kontaktiert, wird Ihnen zunächst die Prüfungsanordnung vorgelegt. Diese umfasst eine Reihe von obligatorischen Bestandteilen:

• Empfänger der Prüfungsanordnung
• Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung
• zu prüfende Steuerarten (sachlicher Umfang)
• zu prüfende Besteuerungszeiträume (zeitlicher Umfang)
• Steuervergütungen
• Prämien
• Zulagen
• ggf. weitere zu prüfende Sachverhalte
• Prüfungszeitraum (meist drei Jahre)

Optional können in der Prüfungsanordnung auch folgende Faktoren enthalten sein:

• Name des Betriebsprüfers
• Name eines Prüfungshelfers
• weitere prüfungsleitende Bestimmungen

Wie lange im Vorhinein erfahre ich von der Betriebsprüfung?

In der Regel werden Sie zwei Wochen vor Beginn der Betriebsprüfung über diese informiert. Eine Ausnahme bilden Großbetriebe — hier gibt das Finanzamt die Prüfung vier Wochen davor bekannt. Es gibt aber auch eine Ausnahme: Geht das Finanzamt davon aus, dass ein Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht, kann diese Frist auch verkürzt werden.

Kann ich Einspruch erheben?

Ja, Sie können prinzipiell sofort Einspruch gegen den Prüfungsbescheid erheben – allerdings ist das alles andere als empfehlenswert. Im Rahmen einer Betriebsprüfung gilt es, mit dem Finanzamt und den Prüfern zu kooperieren. Legen Sie sofort Einspruch gegen den Bescheid ein, vermittelt dies definitiv kein gutes Bild und dürfte für Skepsis bei dem Prüfer sorgen. Mehr noch: Dies könnte sich für Sie oder Ihren Betrieb sogar äußerst kontraproduktiv auswirken, da Sie möglicherweise extra streng geprüft werden. Suchen Sie lieber das Gespräch mit Ihrem Prüfer!

Kann ich den Termin ändern?

Sie können schriftlich die Bitte um Änderung des Termins einreichen. Dies müssen Sie allerdings ausreichend  begründen – beispielsweise damit, dass Ihr Steuerberater zu diesem Zeitpunkt im Urlaub ist. 

Was wird eigentlich geprüft?

Mit großer Wahrscheinlichkeit werden folgende Aspekte genau unter die Lupe genommen:

• Kleinbetragsrechnungen
• Vorsteuerabzug
• Umsatzsteuer
• Investitionsabzugsbeträge
• Sonderabschreibungen
• Schuldzinsen
• private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
• Betriebsausgaben
• Abgaben zur Krankenversicherung, Sozialversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung

Wo findet die Betriebsprüfung statt?

Im Regelfall wird die Prüfung im zu prüfenden Betrieb durchgeführt. Sollten Sie allerdings definitiv keinen freien Arbeitsplatz für den Prüfer haben, kann es auch sein, dass die Prüfung entweder in der Kanzlei Ihres Steuerberaters oder im Finanzamt selbst durchgeführt wird. Der Grund muss allerdings hinreichend belegt werden. Eine Prüfung in der Steuerberaterkanzlei klingt zunächst vielleicht einigermaßen beruhigend, ist aber meist extrem kostspielig. Deutlich günstiger ist eine Prüfung im Finanzamt selbst – allerdings kann es sein, dass der Prüfer in diesem Fall bedeutend mehr Zeit hat. 

Wichtig: Legen Sie alle Dokumente vor

Sie sollten alles daransetzen, dem Prüfer oder der Prüferin das Leben so leicht wie möglich zu machen. Konkreter gesagt: Alle Belege und anderen Dokumente sollten richtig sortiert, ordentlich und leicht ersichtlich sein. Sorgen Sie rechtzeitig vor der Prüfung davor, dass auch wirklich alle benötigten Unterlagen vorhanden sind. Fehlen Dokumente, kann das negative Konsequenzen für Sie haben – etwa, dass der Prüfer zum erklärten Gewinn und Umsatz zusätzliche Beträge schätzt. Auch die Forderung eines Verzögerungsgelds (das mindestens 2.500 Euro beträgt) ist möglich.

Wie Sie mit einer Finanzprüfung umgehen sollten

Sie sollten sich gegenüber dem Prüfer oder der Prüferin auch respektvoll verhalten. Auch wenn der Vorfall vielleicht etwas Emotionalität in Ihnen hervorruft, bleiben Sie stets sachlich und freundlich. Bitten Sie vor der Prüfung den Prüfer, seinen Ausweis zu zeigen. Teilen Sie ihm seinen Ansprechpartner mit. Im Optimalfall haben Sie einen eigenen, abschließbaren Raum, in dem der Prüfer in Ruhe arbeiten kann – bieten Sie ihm ruhig Wasser oder Kaffee an, mehr ist aber nicht nötig.

Ganz wichtig: Holen Sie zur Prüfung Ihren Steuerberater an Ihre Seite. Besonders, wenn Sie in solchen Dingen nicht geübt sind, könnten Sie sich eventuell leicht im Gespräch in scheinbar unverfänglichen Fragen verfangen. Alle Details, die Sie preisgeben, können gegen Sie verwendet werden – und es ist durchaus möglich, dass der Prüfer oder die Prüferin Ihnen scheinbar harmlose persönliche Fragen stellt, die aber in Wahrheit nicht so harmlos sind. Überlassen Sie den Smalltalk also Ihrem Berater.

Bitten Sie den Prüfer außerdem, dass alle Anfragen schriftlich gestellt werden – und nennen Sie einen Ansprechpartner (etwa ihren Buchhalter). Dieser arbeitet anschließend in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater zusammen. Wichtig: Stellen Sie dem Prüfer ausschließlich die angeforderten Unterlagen zur Verfügung. Sie müssen keine Fleißaufgaben machen.

Ganz wichtig: Auch, wenn der Prüfer etwas Konkretes findet, das er beanstandet und Sie darauf anspricht, bleiben Sie ganz gelassen und sachlich. Bei einem solchen Vorfall hilft es, wenn Sie seine Aussagen oder Kritik einfach zur Kenntnis nehmen und auf die Schlussbesprechung verweisen.

Zum Prüfungsergebnis steht in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung - Betriebsprüfungsordnung - (BpO 2000) Folgendes geschrieben:

• 12 – Prüfungsbericht und Auswertung der Prüfungsfeststellungen 

(1) Wenn zu einem Sachverhalt mit einem Rechtsbehelf oder mit einem Antrag auf verbindliche Zusage zu rechnen ist, soll der Sachverhalt umfassend im Prüfungsbericht dargestellt werden. 

(2) Ist bei der Auswertung des Prüfungsberichts oder im Rechtsbehelfsverfahren beabsichtigt, von den Feststellungen der Außenprüfung abzuweichen, so ist der Betriebsprüfungsstelle Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Dies gilt auch für die Erörterung des Sach- und Rechtsstandes gem. § 364a AO. Bei wesentlichen Abweichungen zuungunsten des Steuerpflichtigen soll auch diesem Gelegenheit gegeben werden, sich hierzu zu äußern. 

(3) In dem durch die Prüfungsanordnung vorgegebenen Rahmen muss die Außenprüfung entweder durch Steuerfestsetzung oder durch Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung abgeschlossen werden.

Was passiert nach einer Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung ist also absolviert – aber was folgt als Nächstes? Zuerst wird Ihnen ein Bericht über die Betriebsprüfung zugesandt. Anschließend haben Sie eine einmonatige Einwendungsfrist. Prüfen Sie, ob Sie mit allem einverstanden sind und ob jene Kompromisse, auf die Sie sich in der Schlussbesprechung mit dem Prüfer möglicherweise geeinigt hatten, auch tatsächlich im Bericht umgesetzt wurden.

Das Finanzamt erstellt anschließend geänderte Steuerbescheide. Hier haben Sie das Recht, Einspruch einzulegen.

Es kann aber auch sein, dass das Finanzamt weitere steuerliche Mängel in Ihrem Betrieb entdeckt hat – und zwar welche, die auch über den Prüfungszeitraum hinaus bestehen. Hier droht Ihnen im Regelfall eine weitere Betriebsprüfung. Das können Sie dadurch verhindern, dass Sie um eine tatsächliche Verständigung bitten – hier wird die Steuernachforderung auch außerhalb des geprüften Zeitraums festgesetzt. Sie ersparen sich so zwar keine Nachzahlung – aber zumindest eine weitere Betriebsprüfung.

Andere Arten von Betriebsprüfungen

Es gibt übrigens noch eine Reihe anderer Betriebsprüfungen, die nicht vom Finanzamt, aber dennoch von anderen Verwaltungen angeordnet und durchgeführt werden können. So führt die Rentenversicherung alle 4 Jahre Kontrollen durch, ob ein Betrieb die Sozialabgaben rechtmäßig einbezahlt hat. Auch die Bundeszollverwaltung kann Betriebsprüfungen anordnen und durchführen – hier geht es um eine spezifische Reihe von Steuern, darunter die Branntweinsteuer, die Stromsteuer, die Tabaksteuer, die Kfz-Steuer, die Kernbrennstoffsteuer, die Biersteuer oder die Energiesteuer.

Fazit

Damit es in Ihren steuerlichen Unterlagen zu keinerlei Ungereimtheiten kommt, ist eine transparente und für jedermann nachvollziehbare Buchhaltung und ein übersichtliches internes Rechnungswesen unerlässlich. Die Mooncard-Lösung ermöglicht die automatische Generierung Ihrer Geschäftsausgaben, von der Zahlung bis zur automatischen Aufnahme in die Buchhaltung, und erleichtert so die Rückforderung der Mehrwertsteuer. So begrenzen Sie das Risiko von Eingabefehlern und des Verlusts von Belegen. Die Buchungen werden dann in Ihre Buchhaltungssoftware integriert.

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Weiterführende Links : 

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