Das Arbeitszimmer: Diese Kosten lassen sich als Werbungskosten absetzen

Wann sind Kosten für ein Arbeitszimmer abrechenbar?

Die Hürden für die Kostenerstattung eines Arbeitszimmers innerhalb der eigenen vier Wände sind hoch. Nur wer als Angestellter keinen anderen Arbeitsplatz hat oder komplett zu Hause arbeitet, kann die Kosten überhaupt geltend machen. Allerdings wurde im Rahmen der Corona-Krise die sogenannte Homeoffice-Pauschale eingeführt, bei der andere Kriterien gelten. Doch dazu später mehr.

Grundsätzlich können Selbstständige und Angestellte, die überwiegend – also mindestens drei von fünf Tagen – von zu Hause arbeiten, Kosten in unbeschränktem Maße abrechnen, während diejenigen, die zum Großteil im Betrieb arbeiten, maximal 1.250 Euro im Jahr abrechnen können. Dies gilt allerdings nur, wenn der Arbeitgeber keinen eigenen Arbeitsplatz bereitstellt. Während Angestellte die Kosten als Werbungskosten abrechnen, stellen sie für Selbstständige Betriebskosten dar. In jedem Fall führen sie zu einer Steuerminderung, die bei der Steuererklärung beantragt wird.

Ansprüche an das Arbeitszimmer

Die anteiligen Kosten für das Arbeitszimmer werden allerdings nur dann gezahlt, wenn es fast ausschließlich zum Arbeiten oder für die berufliche Weiterbildung dient. Schon ein Schlafsofa oder eine sonstige private Nutzung kann den Anspruch auf das Heimbüro zunichtemachen. So streichen die Finanzbeamten schon ab einer privaten Nutzung von 10 % die Abzugsmöglichkeiten für das Homeoffice. 

Das Arbeitszimmer muss in seiner räumlichen Lage in die häusliche Sphäre eingebunden, aber separat abgegrenzt sein. Eine Arbeitsecke allein reicht nicht. Gleichzeitig muss noch genügend Wohnraum für das private Leben zur Verfügung stehen. Möglich wären zum Beispiel auch Räume im Keller oder im Dachgeschoss, insofern sie die Kriterien für Büroräume erfüllen. Die Nutzung von Betriebs-, Lager- und Ausstellungsräumen ist nicht möglich. Zudem muss der Raum abschließbar sein, weshalb Durchgangsräume problematisch sein können.

Die Ausstattung des Raumes ist typischerweise ein Schreibtisch, ein Bürostuhl, Regale und ein Computer. Da auch künstlerische, geistige oder schriftstellerische Tätigkeiten als Nutzung im Heimbüro anerkannt sind, kann die Ausstattung auch entsprechend variieren.

Wie werden die Kosten berechnet?

Um die abzugsfähigen Kosten für ein Arbeitszimmer zu ermitteln, wird der prozentuale Anteil des Zimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche ermittelt. Anhand dieses Prozentsatzes können alle laufenden Kosten wie Miete, Strom, Heizkosten, Hausratversicherung und Müllabfuhr aufgeteilt und abgerechnet werden. Wer Immobilienbesitzer ist, kann anstatt der Miete die Gebäudeabschreibung und Schuldzinsen für Kredite, die zur Anschaffung, Renovierung oder Reparatur des Wohnraums verwendet worden sind, absetzen.

Wenn Sie unterm Strich auf mehr als 1.000 Euro Kosten kommen, können Sie bei der Steuererklärung Steuern sparen.

Mit dieser Formel berechnen Sie den Anteil des Arbeitszimmers an Ihrer Gesamtwohnfläche:

• Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche × 100

Ist Ihr Arbeitszimmer beispielsweise 9 Quadratmeter groß und Ihre Wohnung 90 Quadratmeter, würde der Anteil bei 10 Prozent liegen. Zusätzlich zum prozentualen Anteil an den laufenden Miet- und Nebenkosten können Sie auch Aufwendungen für die Renovierung und Einrichtung des Heimbüros (z. B. neue Lampen, Tapeten, Fenstervorhänge, Teppiche etc.) abrechnen. 

Als Werbungskosten können Sie auch Arbeitsmittel wie Büromaterialien, Computer, Drucker, Smartphone sowie Arbeitskleidung abrechnen. Um diese Kosten erstattet zu bekommen, müssen Sie jedoch nicht die strengen Anforderungen an das Arbeitszimmer erfüllen, denn diese kann jeder steuerlich geltend machen. 

Für Einrichtungsgegenstände gilt, dass man sie sofort komplett absetzen kann, wenn sie als sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) den Wert von 952 Euro inklusive Mehrwertsteuer (800 Euro netto) nicht übersteigen.

Höhere Anschaffungskosten werden per Abschreibung abgerechnet. Das bedeutet, die Kosten werden auf die Dauer der Nutzung verteilt. Die amtliche Nutzungsdauer für Büromöbel beträgt beispielsweise 13 Jahre. Bei gebrauchten Möbeln kann die bisherige Nutzungsdauer abgezogen werden. Mit der „AfA“ (Absetzung für Abnutzung) werden die Kosten anteilig abgerechnet.

Die Homeoffice-Pauschale

Während der Corona-Pandemie sind viele Arbeitnehmer ins Homeoffice gewechselt und konnten dabei nicht immer auf ein eigenes Arbeitszimmer zurückgreifen. Oft wurde am Küchen- oder Esstisch, auf der Couch oder in einer einfachen Arbeitsecke gearbeitet. Die Kosten für eine solche Art von Homeoffice waren laut Steuergesetz bislang nicht absetzbar. Aber im Rahmen der Corona-Hilfsprogramme wurden Arbeitnehmer aufgefordert, ins Homeoffice zu wechseln und erhalten seitdem die sogenannte Homeoffice-Pauschale. 

Diese gibt es nur für die Tage, an denen tatsächlich zu Hause gearbeitet wurde. Zudem ist sie auf 120 Tage pro Jahr beschränkt. Bei einem Tagessatz von 5 Euro können Arbeitnehmer also maximal 600 Euro pro Jahr abrechnen. Wer nur 100 Tage zu Hause gearbeitet hat, kann jedoch nur 500 Euro bei den Werbungskosten anrechnen.

Um die Homeoffice-Pauschale geltend machen zu können, sollten Sie sich vom Arbeitgeber eine entsprechende Bescheinigung ausstellen lassen. Die einfache Behauptung, dass man zu Hause arbeiten musste, reicht in der Regel nicht. Zeichnen Sie zudem genau auf, an welchen Tagen Sie wirklich zu Hause gearbeitet haben und an welchen im Büro. 

Tipp: Haben Sie im Büro gearbeitet, können Sie die Entfernungspauschale für die Erstattung Ihrer Fahrtkosten zur Arbeit in Anspruch nehmen.

Bislang ist die Homeoffice-Pauschale auf die Jahre 2020, 2021 und 2022 begrenzt (Stand: Oktober 2022).

An den Tagen, an denen Sie zuhause gearbeitet haben, können Sie keine Entfernungspauschale geltend machen. Wer jedoch eine Zeitfahrkarte für den ÖPNV erworben hat, kann sie im vollen Umfang abrechnen, da die Heimarbeit zum Zeitpunkt des Erwerbs oft noch nicht klar war/ist.

Die Homeoffice-Pauschale für Studierende und Auszubildende

Auch Studierende und Auszubildende können die Homeoffice-Pauschale für die Tage abrechnen, an denen sie ausschließlich zu Hause gelernt haben und nicht an der Uni oder Berufsschule bzw. in der Bibliothek waren. Allerdings müssen auch sie genau nachweisen, welche Tage das betrifft.

Zudem lohnt sich der Anspruch erst, wenn sie im Jahr auf Werbungskosten von über 1.000 Euro kommen. Erst dann können sie – genauso wie auch Angestellte – wirklich Steuern sparen. Neben der Homeoffice-Pauschale müssen sie also auch andere Werbungskosten geltend machen können und über ein ausreichendes Steueraufkommen verfügen.

Doppelte Haushaltsführung aufgrund des Berufes

Wer aufgrund seines Berufes eine Zweitwohnung mieten muss, weil er z. B. den Arbeitsplatz gewechselt hat oder auswärtig tätig ist, kann unter bestimmten Voraussetzungen die gesamten Miet- und Nebenkosten als Werbungskosten geltend machen. Erfahren Sie in unserem Beitrag zur doppelten Haushaltsführung alle Details, die Sie wissen müssen.

Wenn Sie allein oder mit der ganzen Familie umziehen müssen, weil Sie Ihren Arbeitsplatz gewechselt haben oder sonstige berufliche Bedingungen vorliegen, können Sie zudem Ihre Umzugskosten steuerlich gelten machen. Welche Kosten dabei berücksichtigt werden oder ob es besser ist, die Umzugskostenpauschale zu nutzen, erfahren Sie ebenfalls bei Mooncard.

Gut zu wissen: In einem Urteil vom Juli 2014 hat das Finanzgericht des Bundeslandes Baden-Württemberg entschieden, dass die Einrichtung eines abschließbaren Arbeitszimmers keine ausreichende Motivation für einen beruflich bedingten Umzug bei nichtselbstständiger Tätigkeit ist. Das Arbeitszimmer war zur Ausübung des Berufes allerdings nicht zwingend erforderlich und gleichzeitig hatte sich der tägliche Arbeitsweg für den Klagenden verlängert. 

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