Die Entfernungspauschale: So rechnen Sie die Kosten für beruflich bedingte Fahrten ab

Wann gibt es die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale gilt grundsätzlich für die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob die Strecke mit dem eigenen Pkw, dem Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt wird.

Für die Berechnung gilt die kürzeste Straßenverbindung und es sind nur volle Kilometer anzusetzen. Bei einer Entfernung von 45,8 km sind also nur 45 km erstattungsfähig.

Definition erste Tätigkeitsstätte

Die sogenannte Pendlerpauschale gilt nur für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Doch wie wird letztere definiert?

Für das Finanzamt ist die erste Tätigkeitsstätte der Ort, an dem der Arbeitnehmer „dauerhaft zugeordnet“ ist. Arbeitet jemand dagegen an mehreren Orten, legt der Arbeitgeber fest, welcher davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Steht zum Beispiel im Arbeitsvertrag ein bestimmter Arbeitsort, gilt dieser steuerrechtlich als erste Tätigkeitsstätte.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale?

Für jeden vollen Kilometer können Pendler 30 Cent absetzen. Seit 2021 gibt es ab dem 21. Kilometer zudem eine erhöhte Pendlerpauschale, die im Rahmen des Klimapakets beschlossen wurde. Sie ist zunächst bis 2026 befristet und soll vor allem Pendler aus dem ländlichen Raum, für die keine ÖPNV-Nutzung möglich ist, entlasten.

Im Jahr 2021 lag die erhöhte Pendlerpauschale bei 35 Cent, für die Jahre 2022 bis 2026 sind dagegen 38 Cent vorgesehen.

Achtung: Die Entfernungspauschale gilt nur für eine einfache Fahrt und nicht für Hin- und Rückfahrt!

Gibt es die Entfernungspauschale nur für Autofahrten?

Die Entfernungspauschale kann grundsätzlich jeder Arbeitnehmer in Anspruch nehmen – egal, welches Verkehrsmittel er nutzt. So bekommen auch Arbeitnehmer, die ihren täglichen Arbeitsweg zu Fuß oder mit dem Rad zurücklegen, eine Entfernungspauschale.

Selbstverständlich gilt das Gleiche, wenn Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel, Mopeds, Motorräder oder Fahrgemeinschaften für den Arbeitsweg nutzen. Hierbei ist allerdings eine Kostendeckelung zu beachten. So dürfen im Jahr maximal 4.500 Euro als Werbungskosten angesetzt werden. Übersteigen die Fahrtkosten für die öffentlichen Verkehrsmittel diesen Betrag, können Arbeitnehmer alternativ zur Entfernungspauschale auch die realen Kosten ansetzen und müssen dann entsprechende Belege vorweisen.

Die Kostendeckelung der Entfernungspauschale von 4.500 Euro gilt nicht, wenn der eigene Pkw genutzt wird. Dabei kann nicht nur das eigene Auto, sondern auch das Fahrzeug des Ehe- oder Lebenspartners, der Eltern bzw. der Geschwister in Anspruch genommen werden. Die tatsächlich gefahrene Strecke ist dabei jedoch anhand geeigneter Belege zu dokumentieren.

Die Anzahl der Fahrten

Die Entfernungspauschale wird für die Tage berechnet, an denen Arbeitnehmer tatsächlich zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren sind. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind dies etwa 220 Fahrten pro Jahr. Davon abgezogen werden jedoch Urlaubs- und Krankheitstage sowie Tage, an denen man Dienstfahrten von zu Hause aus startet. Die Kosten für Fahrten zu auswärtigen Tätigkeiten werden wie die Übernachtungskosten in Form von Reisekosten abgerechnet. Mehr dazu erfahren Sie in unseren entsprechenden Artikeln.

Auch wer Arbeitstage im Homeoffice verbringt, kann keine Fahrtkosten geltend machen. Allerdings kann man für diese Tage die sogenannte Homeoffice-Pauschale ansetzen.

Das Jobticket

Seit Anfang 2019 können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Fahrkarten oder Zuschüsse für den öffentlichen Nah- und Fernverkehr zur Verfügung stellen. Dieses sogenannte Jobticket ist steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn es zusätzlich zum vereinbarten Gehalt ausgezahlt wird. Dabei kann der Arbeitnehmer das Jobticket sowohl für die täglichen Fahrten zur Arbeit wie auch privat nutzen. 

Die Vergünstigung muss allerdings in der Steuererklärung angegeben werden und das Finanzamt kürzt die Entfernungspauschale entsprechend.

Seit 2020 gibt es jedoch auch Alternativen, bei denen der Vorteil des Jobtickets nicht auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers angerechnet wird. So kann der Arbeitgeber pauschal 25 Prozent Lohnsteuer (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) abführen oder der Arbeitnehmer entscheidet sich für eine Gehaltsumwandlung. In letzterem Fall muss sich der Angestellte zwar finanziell beim Jobticket beteiligen, profitiert aber wie der Arbeitgeber von niedrigeren Sozialversicherungsbeiträgen.

Mitarbeiter mit Behinderung

Arbeitnehmer, die eine Behinderung von mindestens 70 Prozent bzw. mindestens 50 Prozent mit zusätzlicher, erheblicher Gehbehinderung mit Kennzeichen „G“ oder „aG“ vorweisen, können die tatsächlichen Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte absetzen. Sie können aber auch die Entfernungspauschale für Hin- und Rückfahrt ansetzen und müssen so keine Einzelnachweise vorweisen.

Die Mobilitätsprämie

Seit 2021 wurde die Mobilitätsprämie für Geringverdiener eingeführt. Diese soll die erhöhten Fahrtkosten auch für die Personengruppe abfedern. Aufgrund ihres niedrigeren Steueraufkommens gehen Personen mit einem Einkommen von unter 9.744 Euro (2021) bzw. 10.347 Euro (2022) bei einem höheren Werbungskostenabzug leer aus. Daher wird ihnen die Mobilitätsprämie bis 2026 ausgezahlt, wenn sie diese Voraussetzungen erfüllen:

• das zu versteuernde Einkommen liegt unter dem Grundfreibetrag,
• der einfache Arbeitsweg beträgt mindestens 21 Kilometer.

Die Mobilitätsprämie wird erst ab einem Betrag von mindestens 10 Euro ausgezahlt und muss mit der neuen Anlage Mobilitätsprämie bei der Steuererklärung beantragt werden.

Entfernungspauschale für andere Wege

Die Entfernungspauschale wird nicht nur für den Weg zur ersten Arbeitsstätte angesetzt, sondern kann auch bei anderen Fahrten verwendet werden. So können auch bei Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung, bei Umzügen und bei Dienstreisen die Pauschbeträge der Entfernungspauschale angesetzt werden. Hier alle Details.

Doppelte Haushaltsführung

Neben den Fahrtkosten für den täglichen Weg zur Arbeit wird die Entfernungspauschale auch für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung angewendet. Dabei gilt die Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 Euro nicht.

Wer jedoch steuerfreie Leistungen für Familienheimfahrten vom Arbeitgeber erhält, muss diese Zahlungen bei der Entfernungspauschale abziehen.

Mehr zu allen absetzbaren Kosten bei der doppelten Haushaltsführung erfahren Sie in unserem Artikel „Die doppelte Haushaltsführung: So rechnen Sie die Kosten für Ihre Zweitwohnung ab“.

Beruflich bedingte Umzüge

Für beruflich bedingte Umzüge können eine Reihe von Kosten als Werbungskosten abgesetzt werden. Dabei kann man die Umzugskostenpauschale nutzen oder die realen Kosten ansetzen. Die Entfernungspauschale kann für die Fahrtkosten, die bei der Wohnungssuche anfallen sowie für den privat organisierten Umzug genutzt werden. 

Wann ein Umzug beruflich bedingt ist und welche Kosten Sie bei dann geltend machen können, erfahren Sie in unserem Artikel „Die Umzugskostenpauschale: So rechnen Sie die Kosten für Ihren beruflich bedingten Umzug ab“

Dienstfahrten

Wer beruflich unterwegs ist und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, kann diese Kosten als Reisekosten abrechnen. Arbeitgeber können diese Kosten erstatten und sie dann selbst als Betriebsausgaben verbuchen. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten jedoch nicht, kann sie der Arbeitnehmer als Werbungskosten auf seiner eigenen Steuererklärung abrechnen. Bei einer Erstattung durch den Arbeitgeber hat er diese Möglichkeit wiederum nicht, schließlich würden die Kosten so doppelt erstattet.

Die erhöhte Kilometerpauschale ab dem 21. Kilometer gilt nur für Pendler, nicht für Reisekosten. Bei Dienstreisen können jedoch Kosten für Hin- und Rückfahrt abgerechnet werden.

Arbeitgeberleistungen

Stellt der Arbeitgeber steuerfreie Bezüge für die Wege zwischen Wohnung und Arbeit zur Verfügung, können die Fahrtkosten nicht als Werbungskosten angesetzt werden. Gleiches gilt, wenn er einen Firmenwagen zur Verfügung stellt. 

Einige Arbeitgeber stellen steuerfreie Sammelbeförderungen zur Verfügung. Dann muss der Arbeitnehmer diese so zurückgelegte Teilstrecke von der Entfernung abziehen. Dies gilt jedoch nicht, wenn der Mitarbeiter etwas für die Sammelbeförderung dazugezahlt hat. Dann darf er die gesamte Wegstrecke als Werbungskosten abrechnen.

Steuertipps: So sparen Sie Steuern

Die Fahrtkosten können Sie am Ende des Jahres auf Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen und sich so einen großen Teil Ihrer Steuern zurückholen. 

Wer jedoch schon im Laufe des Jahres weniger Lohnsteuer zahlen möchte, sollte beim Finanzamt einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. Damit können feste Werbungskosten wie die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte bereits jeden Monat beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Allerdings ist dies nur möglich, wenn die Werbungskosten über 1.600 Euro liegen oder andere abzugsfähige Beträge wie Sonderausgaben die Grenze von 600 Euro übersteigen.

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Mehr Infos zur Abrechnung von Werbungskosten erfahren Sie bei Mooncard. Entdecken Sie hier zum Beispiel, wie Sie Arbeitsmittel und Berufskleidung abrechnen und welche Erstattung es für die Erstausbildung gibt.

Fahrtkosten mit Mooncard abrechnen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Fahrtkosten und andere Reisekosten auf einfache Art und Weise erstatten wollen, bietet sich eine firmeneigene Zahlkarte an. Damit kann der Mitarbeiter Kosten direkt über die Firma abrechnen und die aufwendige Erstattung über die Lohnabrechnung entfällt. 

Durch die Nutzung der Firmenkarte haben Sie stets alle Kosten im Blick und ersparen sich das Sammeln von Belegen. Schließlich wird der Mitarbeiter sofort per SMS dazu aufgefordert, Fotos von den Belegen zu machen. So gehen keine Rechnungen mehr verloren und alles wird digital abgespeichert. Gleichzeitig können Kosten in Echtzeit nachverfolgt und verbucht werden.

Die Firmenkarten lohnen sich auch für Selbstständige, die Ihre Fahrtkosten nicht als Werbungskosten, sondern als Betriebsausgaben verbuchen müssen.

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