Arbeitsmittel: Diese Ausgaben können Sie als Werbungskosten absetzen

Was sind abzugsfähige Arbeitsmittel?

Entsprechend Paragraf 9 Einkommensteuergesetz müssen Arbeitsmittel, die man bei der Steuererklärung absetzen kann, einen klaren Zusammenhang mit der eigenen Arbeit haben. Es sind daher Gegenstände, die man braucht, um beruflichen Aufgaben zu erledigen. Neben Werkzeugen, Computern, Büchern und anderen materiellen Objekten können dies auch ein privater Telefonanschluss oder eine Software sein, denn allzu oft endet die Arbeit nicht am Werkstor, sondern wird mit nach Hause genommen.

Um Arbeitsmittel bei den Werbungskosten abrechnen zu können, müssen sie tatsächlich beruflich genutzt werden. Nur bei einer Verwendung von über 90 Prozent für berufliche Zwecke können Sie die Aufwendungen komplett absetzen. Wer die Arbeitsmittel dagegen zu über 10 Prozent auch privat nutzt, muss den beruflichen Anteil ermitteln und kann die Werbungskosten entsprechend anteilig ansetzen. Dabei muss allerdings ein geeigneter Aufteilungsmaßstab existieren, beispielsweise zeitliche oder flächenmäßige Nutzungsanteile. 

Beispiele für typische Arbeitsmittel sind:

• Aktentasche oder -koffer,
• Computer, Tablet, Smartphone und Ähnliches,
• Anwender-Software,
• Büromöbel,
• Fachliteratur,
• Werkzeuge,
• Telefon- und Internetkosten sowie
• typische Berufskleidung wie Schutzkleidung, Arztkittel, Blaumann etc.

Während bei vielen Gegenständen unbestritten ist, dass sie Arbeitsmittel darstellen, ist bei anderen der Nachweis schwieriger. So wird es bei einem Aktenkoffer kaum Probleme mit dem Finanzamt geben, da mit diesem kaum jemand privat spazieren gehen wird. Skikleidung für einen Sport- oder Skilehrer im Nebenberuf ist dagegen schwierig abzusetzen, da diese sicherlich auch privat genutzt wird. 

Werkzeuggeld vom Arbeitgeber

Einige Arbeitgeber verlangen die Nutzung von privaten Werkzeugen für die Arbeit und zahlen im Gegenzug eine Entschädigung. Dieses sogenannte Werkzeuggeld kann der Arbeitgeber steuerfrei mit dem Lohn auszahlen. Der Arbeitnehmer darf die damit getätigten Anschaffungen jedoch nicht als Werbungskosten absetzen.

So rechnen Sie Ihre Arbeitsmittel in der Steuererklärung ab

Die Kosten für die Anschaffung, Reparatur, Reinigung und Wartung von Arbeitsmitteln können Arbeitnehmer bei ihren Werbungskosten abrechnen. Dazu addieren sie alle Aufwendungen und tragen sie in der Anlage N als Arbeitsmittel in der Steuererklärung ein.

Auch die Fahrtkosten für die Anschaffung von Arbeitsmitteln lassen sich als Werbungskosten absetzen. So führt beispielsweise die Fahrt zum Möbelhaus zu einer Steuerersparnis, wenn ein neuer Schreibtisch gekauft wurde. In der Regel nutzt man dabei die Entfernungspauschale für die Abrechnung pro gefahrenen Kilometer.

Sobald man bei den Werbungskosten auf insgesamt mehr als 1.000 Euro im Jahr kommt, kann man das Steueraufkommen für das zu versteuernde Gehalt senken. Da das Finanzamt bereits bis zu 1.000 Euro Werbungskosten bei der Ermittlung der monatlichen Lohnsteuer berücksichtigt, sind Steuerrückzahlungen nur ab diesem Betrag zu erwarten. 

Auch Studierende und Auszubildende können Werbungskosten gelten machen. Da sie meist ein geringes Steueraufkommen haben, können sie bei einer Erstausbildung oft nicht immer von einer vollen Erstattung profitieren. Lesen Sie in unserem Artikel, was Sie beachten sollten und welche Unterschiede für die Zweitausbildung gelten.

Welche Kosten werden berücksichtigt?

Liegen die Kosten für neu gekaufte Arbeitsmittel bei unter 800 Euro (ohne MwSt.) bzw. bei 952 Euro (inkl. 19 % MwSt.) oder 856 Euro (inkl. 7 % MwSt.) können die Werbungskosten sofort komplett abgesetzt werden. Hier spricht das Finanzamt von sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG), die im Jahr der Anschaffung in voller Höhe absetzbar sind.

Für alle teureren Arbeitsmittel muss man den Kaufpreis auf mehrere Jahre aufteilen. Man spricht dann von der Abschreibung.

Die Abschreibung von Arbeitsmitteln

Die Abschreibung nennt man beim Finanzamt „Absetzung für Abnutzung“ (AfA) und dafür wurden vom Bundesfinanzministerium die sogenannten Afa-Tabellen für die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer erstellt. Die Nutzungsdauer ist also für unterschiedliche Gegenstände verschieden und liegt bei Möbeln beispielsweise bei 13 Jahren, während für das Smartphone eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vorgesehen ist.

Bei der Abschreibung wird der Kaufpreis, der über den oben genannten Beträgen liegt, auf die festgelegte Nutzungsdauer aufgeteilt und nur der jeweilige Anteil in der jährlichen Steuererklärung abgerechnet.

Sofortabschreibung bei Computern und Co.

Computer, Software und Peripheriegeräte wie Drucker, Kameras, Monitore etc., die für die Arbeit genutzt werden, können seit 2021 im vollen Umfang abgesetzt werden, denn in einem Schreiben vom 26. Februar 2021 hat das Bundesfinanzministerium die Abschreibungsregeln für Computer-Hard- und -Software geändert. Damit lassen sich die Ausgaben in unbegrenzter Höhe in einem Jahr abschreiben, während früher bei Computern drei Jahre und bei einigen Software-Produkten sogar fünf Jahre angesetzt wurden. Die GWG-Beitragsgrenze ist daher bei Computern nicht mehr wirksam.

Zu der sogenannten Digital-AfA gehören:

• Computer, Notebook und Tablet,
• Monitor, Tastatur und Maus,
• Mikrofon oder Headset,
• Festplatten oder externe Speicher,
• Drucker und Scanner,
• Beamer,
• Dockingstation.

Mobiltelefone und computergesteuerte Maschinen oder Fahrzeuge gehören jedoch nicht dazu.

So rechnen Selbstständige Arbeitsmittel ab

Auch Selbstständige können Berufskleidung und Arbeitsmittel bei der Steuererklärung absetzen. Sie tun dies allerdings nicht als Werbungskosten, sondern als Betriebsausgaben. Bei der Einnahmenüberschussrechnung im Rahmen der Einkommensteuererklärung werden diese wie bei Arbeitnehmern berücksichtigt und führen zu Steuerrückzahlungen, wenn sie bestimmte Beträge übersteigen.

Achtung: Kleinunternehmer, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, können Aufwendungen für Arbeitsmittel und andere Betriebsausgaben nicht abrechnen! Sollten höhere Anschaffungen anstehen, können sie jedoch in die Regelbesteuerung wechseln und Investitionen absetzen.

Arbeitsmittel mieten oder leasen

Wer größere Anschaffungen scheut, kann Arbeitsmittel und sogar Berufskleidung auch mieten oder leasen. Die regelmäßigen Miet- bzw. Leasingraten können dabei sofort gewinnmindernd als Betriebsausgaben abgerechnet werden und die Liquidität des Unternehmers wird nicht durch hohe, einmalige Kosten belastet. Gleichzeitig kümmert sich der Vertragspartner um die Wartung, Reinigung und Instandhaltung der Arbeitsmittel, sodass für den Selbstständigen bzw. das Unternehmen weniger Arbeitsaufwand anfällt.

Mooncard informiert: Werbungskosten für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer wie Selbstständige können unter bestimmten Bedingungen auch die Kosten für das eigene Arbeitszimmer als Homeoffice abrechnen. Dabei sind allerdings deutlich strengere Vorschriften als bei den Arbeitsmitteln zu beachten. Auf Mooncard erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.

Um Steuern zu sparen und alle Werbungskosten zu berücksichtigen, haben wir zahlreiche Artikel für Sie geschrieben. Hier erfahren Sie unter anderem, welche Kosten Sie bei der doppelten Haushaltsführung geltend machen können und ob es bei einem beruflich bedingten Umzug besser ist, die realen Kosten oder die sogenannte Umzugskostenpauschale zu nutzen. 

Betriebskosten mit Mooncard abrechnen

Selbstständige können Ihre beruflichen Aufwendungen wie Unternehmen als Betriebskosten abrechnen. Um einen besseren Überblick über die Kosten zu haben, können Sie die Zahlkarte von Mooncard nutzen. Damit gehen keine Kostenpunkte mehr verloren und alle Belege werden digital archiviert, sodass Sie Ihre Buchhaltung deutlich erleichtern. Gleichzeitig können Sie mit der Zahlkarte auch Reisekosten (wie Fahrt- und Übernachtungskosten) weltweit bargeldlos bezahlen. 

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