Werbungskosten: So setzen Sie Ihre Ausgaben ab

Viele Arbeitnehmer kennen es nur zu gut: Ein neuer Laptop hier, eine kostspielige Weiterbildung dort — und natürlich jede Menge laufende Kosten für Internet, Telefon und andere alltägliche Dinge, die für Ihre berufliche Tätigkeit notwendig sind. Das kann schon mal in die tausende Euro gehen. Das Gute daran: Die Kosten, die Ihnen durch Ihre Arbeit anfallen, können Sie sich in der Steuererklärung zurückholen — denn diese beruflichen Ausgaben fallen unter den Begriff Werbungskosten. Was das ist, was genau dazu gehört und was Sie dabei beachten müssen, wollen wir von Mooncard Ihnen im Folgenden ausführlich erklären.

Was kann ich als Werbungskosten absetzen?

Arbeitsmittel

Unter die Kategorie Arbeitsmittel fallen im Grunde alle Gegenstände, die Sie für Ihren Beruf benötigen. Dazu gehört unter anderem Ihr Dienstcomputer, Smartphones sowie andere (nicht nur technische) Geräte, die Sie für Ihren Beruf benötigen. Hier ist zu beachten, dass Geräte, die auch privat genutzt werden, nur teilweise steuerlich absetzbar sind. Auch Software und Fachliteratur fällt unter diese Kategorie — genau wie Arbeitsbekleidung, die Sie für Ihren Beruf brauchen. Ob Sie die Kosten sofort oder über einen längeren Zeitraum absetzen können, hängt davon ab, ob es sich um sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter handelt. Dies trifft zu, wenn die Anschaffung 800 Euro netto beziehungsweise 925 Euro inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer nicht übersteigt (bis 2017 war dieser Wert mit 417 Euro netto und 487,90 Euro brutto deutlich geringerer angesetzt).

Dienstreisen

Ja, auch Dienstreisen und somit Reisekosten zählen zu den Werbungskosten. Dazu gehören auch Fortbildungen und Seminare, für die man verreisen muss. Hier gilt es, alle Rechnungen, Quittungen (unter anderem Tankrechnung, Hotelrechnung et cetera) und Tickets (zum Beispiel Tickets für U-Bahn, Bus, Zug und Straßenbahn) zu sammeln, um die Kosten genau belegen zu können. Auch die Anmeldung und Quittungen für die Weiterbildungen sollten Sie aufheben. Fahren Sie mit Ihrem eigenen Auto, können Sie Fahrkosten absetzen — mit einer Pauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Bei Motorrädern, Rollern, Elektrofahrrädern und ähnlichen Fahrzeugen beträgt diese Pauschale 20 Cent. Sollte dies die Kosten nicht abdecken, können Sie sich auch höhere Kosten anhand von genauer Buchführung zurückholen. Bei Dienstreisen ins Ausland gibt es des Weiteren auch die Tages-Abwesenheitspauschale — sowie die Übernachtungspauschale. Diese variieren je nach Reiseziel.

Fahrten zur Arbeit

Auch Fahrten zur Arbeit sind absetzbar — und zwar durch die Entfernungspauschale, die sich auf 0,30 Euro pro Kilometer. Allerdings wird hier nur eine Strecke (nicht also der Hin- und Rückweg) zur Arbeitsstätte gerechnet. Maximal 4.500 Euro im Jahr können so von der Steuer abgesetzt werden. Übrigens lässt sich auch die Bahncard absetzen.

Telefon und Internet

Telefon- und Internetkosten gelten ebenfalls als Werbekosten und können steuerlich abgeschrieben werden. Sollten Sie ihren Anschluss aber nicht nur beruflich, sondern auch privat nutzen, muss man den geschätzten Anteil angeben. Hier gilt es einmal mehr, Belege aufzubewahren — ohne Belege erkennen Finanzämter meist 20 Prozent des Rechnungsbetrags (maximal 20 Euro) an.

Umzugskosten als Werbungskosten

Sie ziehen beruflich um? Dann können Sie die Umzugskosten steuerlich geltend machen. Darunter fallen nicht nur die eventuellen Kosten für das Umzugsunternehmen, sondern auch Maklerkosten und doppelte Mietzahlungen.

Doppelte Haushaltskosten

Wer aufgrund seiner beruflichen Situation einen zweiten Haushalt unterhält (also beispielsweise eigentlich in Stadt X wohnt, aber in Stadt Y arbeitet und dort eine Unterkunft unterhält), kann dies unter dem Überbegriff „doppelte Haushaltskosten“ von der Steuer absetzen. Damit das Finanzamt dies anerkennt, müssen mehrere Faktoren erfüllt sein: Unter anderem muss die zweite Wohnung beruflich genutzt werden, der Hauptwohnsitz muss indes den Lebensmittelpunkt darstellen. Treffen diese Faktoren zu, können unter anderem Unterkunftskosten von bis zu 1.000 Euro, Einrichtungskosten, Fahrtkosten und Umzugskosten steuerlich abgesetzt werden.

Kontoführungskosten

Wer sein eigenes Konto auch beruflich nutzt, kann einen Teil der Kontoführungsgebühren als Werbungskosten abschreiben. Das Finanzamt hat hier einen Pauschbetrag von 16 Euro pro Jahr angesetzt, den Sie ohne Nachweise einfordern können. Prinzipiell ist es auch möglich, Kreditkartengebühren von der Steuer abzusetzen — sofern Sie die Kreditkarte primär bei Dienstreisen und beruflichen Tätigkeiten im Ausland nutzen.

Anwaltskosten und Gerichtskosten.

Eventuelle Anwaltskosten und Gerichtskosten — etwa, wenn Sie einen Rechtsstreit gegen Ihren Arbeitgeber führen müssen — sind ebenfalls von der Steuer absetzbar.

Steuerberatungskosten

Auch die Kosten für Ihren Steuerberater fallen — zumindest teilweise — unter Werbungskosten. Allerdings müssen Sie diese aufteilen — und zwar in Betriebsausgaben, Werbungskosten und private Angelegenheiten.

Arbeitszimmer

Haben Sie in Ihrer Privatwohnung ein Arbeitszimmer oder Büro, können Sie sich (je nach Größe des Raums) einen Teil Ihrer Miete steuerlich geltend machen. Auch Einrichtungsgegenstände wie zum Beispiel Büromöbel sind als Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Wichtig ist, dass Sie das Zimmer mindestens zu 90 Prozent beruflich nutzen.

Bewirtungskosten

Sie veranstalten eine Party? Unter Umständen könnte diese ebenfalls als Werbungskosten steuerlich absetzbar sein. Allerdings müssen dabei sehr spezifische Voraussetzungen erfüllt sein — und es hängt wohl auch von der Einschätzung zuständigen Steuerbeamten ab, ob Sie die Bewirtungskosten tatsächlich geltend machen können. Sind auf Ihrem Fest ausschließlich berufliche Kollegen und Vorgesetzte zugange, könnte dies unter Umständen klappen — kommen auch Angehörige und Freunde, könnte dies eventuell dazu führen, dass man Ihr Fest nicht als rein beruflich einordnet und somit keine Werbungskosten abgesetzt werden können.

Wie hoch dürfen Werbungskosten maximal sein?

Es gibt keinen Maximalbetrag, wie hoch Ihre Werbungskosten sein dürfen — wollen Sie aber ohne Belege eine Pauschale geltend machen, kommt unter Umständen die Werbungskostenpauschale (oft auch als Arbeitnehmerpauschale oder Arbeitnehmerpauschbetrag bezeichnet) für Sie in Frage, die wir Ihnen im folgenden Absatz erläutern wollen.

Welche Werbungskosten kann ich pauschal angeben?

Das deutsche Finanzamt sieht pro Steuerpflichtigem einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1200 Euro (bis 2022 lag dieser Betrag noch bei 1000 Euro) vor. Die Werbungskostenpauschale können Sie auch dann in Anspruch nehmen, wenn Ihre Werbekosten deutlich unter 1200 Euro liegen — oder sich auf null belaufen. Dieser Pauschalbetrag wird vom Finanzamt von Ihrer Steuer abgezogen — Sie sparen sich dadurch also Geld. Allerdings haben Selbstständige in der Regel einen viel höheren Werbungskostenbetrag als die von der Pauschale anberaumten 1200 Euro — falls das bei Ihnen auch so ist, kommen Sie um eine Steuererklärung mit genau angeführten Werbungskosten nicht umhin!

Wo finde ich Werbungskosten in der Steuererklärung?

Wer seine Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen möchte, kann dies in der Anlage N tun.

Die Homeoffice-Pauschale

Besonders durch die Corona-Pandemie wurde die Arbeit im Homeoffice von Randphänomen quasi zum Standard. Aus diesem Grund hat man die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Für jeden Tag, an dem man ausschließlich zuhause gearbeitet hat, bekommt man einen Pauschalbetrag von bis zu fünf Euro pro Tag gutgeschrieben — bis maximal 600 Euro im Jahr. Die Homeoffice-Pauschale finden Sie in der Steuererklärung in der Anlage N. Sie ist für viele allerdings kein wirklicher Bonus — denn sie wird nicht zusätzlich zur Werbungskostenpauschale berechnet, sondern fällt in diese. Wer also nicht über den Pauschalbetrag von 1200 Euro (früher 1000) kommt, profitiert davon leider nicht.

Welche Werbungskosten kann ein Rentner absetzen?

Übrigens muss man nicht berufstätig sein, um Werbungskosten von der Steuer absetzen zu können. Auch als Rentner gibt es einiges, das unter den Bereich Werbungskosten fällt. Dazu fallen nicht nur Steuer- und Rentenberater, sondern auch eventuelle Gerichtskosten, Fahrkosten und Beratungskosten, die im Zusammenhang mit Ihrer Rente stehen. Es gibt auch einen Pauschbetrag für Rentner — der ist mit 102 Euro aber deutlich geringer als jener für Berufstätige. Haben Sie neben der Rente auch noch andere Einkünfte, können Sie den Altersentlastungsbetrag beantragen — dieser hängt unter anderem davon ab, wann Sie Ihr 64. Lebensjahr vollendet haben.

Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung

Aber auch bei Vermietung und Verpachtung gibt es die Werbungskosten — hier spricht man von jenen Kosten, die Ihnen bei der Vermietung oder Verpachtung Ihrer Immobilie anfallen. Sie brauchen eine neue Therme für Ihre Wohnung? Das können Sie genau so absetzen wie Reparaturarbeiten, neue Möbel oder Kosten für Mietinserate und ähnliches. Ebenfalls abschreibbar sind unter anderem Anwaltskosten, Mitgliedsbeiträge (zum Beispiel Vermieterverband), Versicherungen, Grundsteuer und Strom.

Werbungskosten: Tipps

Wir können es an dieser Stelle nur noch einmal betonen: Heben Sie sich unbedingt alle Belege und Rechnungen auf, die bei Ihnen beruflich so anfallen. Führen Sie genau Buch und trennen Sie zum Beispiel bei Neuanschaffungen auch genau zwischen Beruflichem und Privatem. So können Sie dem Finanzamt Ihre Werbungskosten jederzeit genau belegen — damit können Sie sich jede Menge Geld von der Steuer zurückholen.

Im Zweifelsfall ist es besser, Sie geben eine Position als Werbungskosten an, da das Finanzamt diese ohnehin genau prüft. Die Belege müssen Sie der Steuererklärung zwar mittlerweile nicht mehr beilegen — es kann aber jederzeit sein, dass das Finanzamt sie sehen möchte. Deshalb ist eine genaue Buchhaltung und eine Aufbewahrung unerlässlich!

Sollten Ihre Ausgaben unter 1200 Euro liegen, nutzen Sie einfach die Werbungskostenpauschale. Übrigens: Sollte Ihnen das Finanzamt den Abzug von Arbeitsmitteln in der Steuererklärung wider Erwarten nicht bewilligt haben, können Sie — sofern Sie die Richtigkeit nachweisen können — einen Monat lang Einspruch dagegen erheben und sich den Betrag möglicherweise doch noch zurückholen.

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Vadim Losch

Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.

Was sind Werbungskosten?