Fixkosten für Unternehmen: So planen Sie richtig ?

Im Rahmen der Buchhaltungsführung eines Unternehmens ist eine Tätigkeit unabdingbar: die Bezahlung von Rechnungen. Unter den Betriebsausgaben, die von Unternehmen getragen werden, finden wir Fixkosten. Sie werden auch als strukturelle Belastungen bezeichnet und hängen nicht vom Aktivitätsniveau ab. Damit stehen sie im Gegensatz zu variablen Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der Produktivität des Unternehmens stehen. Fixkosten stellen erhebliche Kosten dar, auch wenn das Unternehmen keine Umsätze generiert, und sind Teil der vielen betrieblichen Aufwendungen, die in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden. Lesen Sie hier mehr über die Definition, die Berechnung des Break-Even-Points, die Differenz zu variablen Kosten und die Optimierung von Fixkosten. Mooncard sagt Ihnen alles über die Fixkosten.

Was sind Fixkosten?

Unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes tragen Unternehmen Fixkosten. Fixkosten zeichnen sich durch einen stabilen und wiederkehrenden Betrag aus. Sie unterscheiden sich nicht nach dem Produktions- und Umsatzvolumen des Unternehmens. Da Fixkosten unabhängig von der Auslastung und Produktivität des Unternehmens sind, werden sie auch als „produktions- bzw. beschäftigungsunabhängige Kosten“ bezeichnet.

Die Zahlung von Fixkosten erfolgt periodisch und muss in das Rechnungswesen des Unternehmens integriert werden. Fixkosten werden meistens durch die Marge auf variable Gebühren finanziert, die in der Differenzergebnisrechnung ausgewiesen werden. Andernfalls müssen Unternehmen andere Finanzierungswege finden (Einlagen von Gesellschaftern, Bankkredite usw.) oder Kosten optimieren (Umzug, Personalabbau usw.).

Je mehr Fixkosten dem Unternehmen entstehen, desto mehr muss das Produktionsniveau steigen, um profitabel zu bleiben. Ein zu hoher Festbetrag kann ein Unternehmen Bankrott machen. Tatsächlich schaffen es Unternehmen nicht immer, genug zu produzieren, um die Fixkosten auszugleichen.

Kategorien von Fixkosten

Die zu den Gesamtkosten gehörenden Fixkosten können in verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Produkt- oder Produktgruppenfixkosten: Für jedes Produkt bzw. eine bestimmte Produktgruppe werden hier alle fixen Kosten, die unabhängig von der Menge der erbrachten Leistung bei der Herstellung anfallen, betrachtet.
Kostenstellenfixkosten: Hier werden die Fixkosten für eine bestimmte Kostenstelle im Unternehmen (z. B. in der Verwaltung oder Produktion) betrachtet.
Unternehmensfixkosten (Gemeinkosten): Fixkosten, die weder einem bestimmten Produkt noch einer bestimmten Kostenstelle zuzuordnen sind (z. B. Versicherungsbeiträge für das gesamte Unternehmen).

Wie setzen sich Fixkosten zusammen?

Fixkosten hängen mit dem Betrieb und der Struktur eines Unternehmens zusammen. Sie werden in der Regel monatlich bezahlt. Entdecken Sie Beispiele für Ausgaben, die zur Gruppe der Fixkosten gehören:

Anmietung von Immobilien, aber auch Geräten, Fahrzeugen, Maschinen usw.
Nebenkosten (Wasser, Telefon, Internet, Gas, Strom, Arbeitssoftware)
Abschreibung von Sachanlagen
Versicherungsprämien (Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung usw.)
Gehälter des Verwaltungspersonals und Sozialabgaben der Arbeitgeber (mit Ausnahme von Zeitbediensteten)
Zinsen für Bankdarlehen
Abonnements für Zeitschriften o. Ä.
Abgaben (Steuern, Abgaben)
Bürobedarf
Gebühren bestimmter externer Dienstleister wie Rechtsanwalt, Jurist oder Wirtschaftsprüfer
Instandhaltung von Geschäftsräumen.

Was ist der Unterschied zwischen festen und variablen Kosten?

Im Gegensatz zu den Fixkosten schwankt die Höhe der variablen Kosten je nach Aktivitätsniveau des Unternehmens. Je mehr das Unternehmen produziert, desto höher fallen die variablen Kosten aus. Ein Schokoladenhersteller braucht zum Beispiel Räumlichkeiten, unabhängig von seinem Umsatz. Andererseits hängt die gekaufte Schokoladenmenge direkt vom Produktionsniveau ab. Dieser Aufwand stellt eine variable Belastung für sein Unternehmen dar.

In der Kategorie der variablen Ausgaben finden wir zum Beispiel:

Verkaufsprovisionen
Einkauf von Rohstoffen
Energieverbrauch (für Produktionsbetriebe)
Vergütung von Zeitarbeitskräften
Verpackungskosten
Transportkosten
Vertriebskosten

Mit einer gelungenen Einkaufsstrategie können sowohl feste als auch variable Kosten zum Vorteil des Unternehmens gesenkt werden.

Was bringt es, die Fixkosten eines Unternehmens zu berechnen?

Fixkosten sind eines der Schlüsselelemente zur Berechnung der Gewinnschwelle eines Unternehmens. Dieser Indikator wird verwendet, um das Mindestumsatzniveau zu bestimmen, das erreicht werden muss, um mit der Erzielung von Gewinnen zu beginnen.

Die Formel zur Berechnung des Break-Even-Points lautet wie folgt:

Gewinnschwelle = Fixkosten / (Marge auf variable Kosten / Umsatz)

Wie kann man die Fixkosten eines Unternehmens reduzieren?

Die Fixkosten eines Unternehmens lassen sich nicht alle reduzieren. Um die Höhe der Fixkosten zu senken, muss zunächst zwischen optimierbaren und nicht optimierbaren Kosten unterschieden werden. Dann müssen Lösungen gefunden werden, um die Fixkosten zu begrenzen. Beispielsweise die Sensibilisierung der Mitarbeiter für Papierverschwendung etc. oder die Überwachung des Stromverbrauchs.

Gut zu wissen

Unternehmen sind nicht verpflichtet, Ausgaben wie Reisekosten für Ihre Mitarbeiter zu übernehmen. In diesem Fall können Mitarbeiter diese als Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung absetzen. Allerdings wird eine Bezahlung durch das Unternehmen von den Angestellten bevorzugt und wirkt sich motivierend auf die Arbeit aus. In bestimmtem Umfang kann das Unternehmen diese Kosten zudem als Betriebskosten abrechnen und so Steuern sparen.

Sparen Sie Geld beim Kauf von Geschäftsbedarf

Bürobedarf ist für das reibungslose Funktionieren in vielen Unternehmen unerlässlich. Bei schlechtem Management können die Ausgaben schnell die Finanzen eines Unternehmens belasten. Um die Ausgaben zu reduzieren, können Sie:

Rationieren Sie das Büromaterial. Anstatt dieses zur Selbstbedienung zu überlassen, können Sie die Mitarbeiter bitten, ein Formular (Papier oder online) auszufüllen, um Verbrauchsmaterialien zu erhalten. So können Sie Anfragen verfolgen.
Vermeiden Sie Verschwendung. Nehmen Sie das Beispiel von Bestellungen für Verbrauchsmaterialien wie Tintenpatronen. Die Bestellung einer großen Menge ist nicht immer eine gute Wahl, da die Tinte austrocknen kann. Sie werden keine Zeit haben, alle Patronen zu verwenden, und müssen sie wegwerfen.
Wählen Sie die Lieferanten sorgfältig nach den angebotenen Zahlungsbedingungen, der Anzahl der Referenzen, den Versandkosten, ihrem Standort usw. aus.

Verwenden Sie Excel-Tabellenkalkulationssoftware, um den Bestand an Büromaterial zu verwalten

Die richtige Verwaltung des Büromaterialbestands bedeutet, dass Sie wissen, wie Sie Fehlbestände und Überbestände vermeiden können. Um die Verwaltung und Nachverfolgung dieser Art von Ausgaben zu vereinfachen, wird die Verwendung einer Tabellenkalkulation empfohlen. Software wie Excel spart Ihnen wertvolle Zeit und vermeidet Fehlbestellungen.

In einer Excel-Tabelle können Sie:

eine Bestandsaufnahme der Lieferreferenzen durchführen, indem Sie eine Liste erstellen;
für jede Referenz die entsprechende Einheit angeben;
die in Reserve verfügbare Menge angeben;
einen Mindestschwellenwert definieren, ab dem ein Alarm ausgelöst wird;
die Menge der zu kaufenden oder zu bestellenden Produkte bestimmen.

In größeren Unternehmen reicht eine einfache Excel-Tabelle nicht immer aus, um den Bürobedarf zu verwalten. Es kann ratsam sein, in Bestandsverwaltungssoftware zu investieren, um die Verfahren zu vereinfachen.

Organisieren Sie den Bürobedarfsschrank

Inventarisierung, Nachverfolgung und Bestellvorgänge werden erheblich vereinfacht, wenn die Vorräte richtig gelagert werden. Um den richtigen Schranktyp zu kaufen, müssen Sie zunächst Ihre Bedürfnisse genau einschätzen:

Wie viel Büromaterial benötigt das Unternehmen?
Wie oft wird bestellt?
Wie groß ist der für die Aufstellung des Schranks verfügbare Platz?
Möchten Sie den Zugriff auf Verbrauchsmaterialien einschränken? Dann greifen Sie zu einem Büroschrank mit Schließsystem.

Optimierung der Abonnementverwaltung in Ihrem Unternehmen

Abonnements gehören ebenfalls zu den Fixkosten eines Unternehmens. Unternehmen, die viele Abonnements nutzen, sollten über eine Automatisierung der Abonnementverwaltungsvorgänge nachdenken. Wählen Sie dabei eine Abonnementverwaltungssoftware, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist. Auf folgende Punkte sollten Sie dabei achten:

Priorisieren Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Untersuchen Sie die angebotenen Funktionen: Rechnungsstellung, Zahlung, Buchhaltung, Sicherheit, Vertraulichkeit, Support, Buchhaltungsintegration. Zögern Sie nicht, die verfügbaren Funktionen der verschiedenen Software-Optionen zu vergleichen.
Prüfen Sie, ob der Preis der Lösung Ihrem Budget entspricht. Faktoren wie die Fülle an Optionen, die Möglichkeiten der Automatisierung, die Berichterstellung oder die Qualität des technischen Supports beeinflussen den Preis des Tools.
Informieren Sie sich über die verfügbaren Sprachen (Spanisch, Französisch, Englisch usw.).
Prüfen Sie, ob die Kopplung des Tools mit Drittsystemen möglich ist.
Kontrollieren Sie den Ort des Hostings der Daten.
Informieren Sie sich über die akzeptierten Zahlungsmethoden.
Sehen Sie sich Online-Kundenrezensionen an.
Finden Sie heraus, ob es einen kostenlosen Testzeitraum gibt, in dem Sie das Tool ausprobieren können.

Indem Sie sich für eine auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Abonnementverwaltungssoftware entscheiden, erleichtern Sie die Zahlungs- und Rechnungsabwicklung effektiv.

Tipp: Automatisieren Sie die Zahlung für wiederkehrende Abonnements

Die manuelle Verwaltung der Zahlung für jedes Abonnement ist eine zeitaufwendige Aufgabe. Um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, nutzt man idealerweise ein Tool zur Automatisierung des Zahlungsmanagements.

Sie müssen lediglich Informationen wie das Ablaufdatum des Abonnements, die Zahlungsart (wöchentlich, monatlich, jährlich) oder die Höhe der Lastschriften eingeben. Dann werden Ihre monatlichen Abonnementzahlungen automatisch mit der registrierten Zahlungsmethode bezahlt.

Abonnementverwaltungssoftware bietet Unternehmen mehrere Vorteile:

Sie ermöglicht die Verfolgung der Zahlung von Abonnements in Echtzeit.
Sie antizipiert bevorstehende Fristen.
Sie verbessert die Produktivität.
Sie automatisiert die Verarbeitung wiederkehrender Zahlungen.
Sie erneuert Abonnements automatisch.

Mooncard - die Lösung für die Verwaltung mehrerer Internetabonnements und Zahlungen

Möchten Sie Ihr Spesenmanagement verbessern oder Ihren Einkaufsprozess optimieren? Mit der Mooncard-Lösung können Sie eine strenge Überwachung der Ausgaben Ihres Unternehmens sicherstellen. Dank der Firmenzahlungskarten von Mooncard verwalten Ihre Mitarbeiter ihre Ausgaben und Abonnements mit nur wenigen Klicks. Einmalige oder wiederkehrende Einkäufe, physische oder virtuelle Karte, Sie behalten die Kontrolle über das Budget und geben Ihren Mitarbeitern Autonomie.

Sind die Berechtigungen für die Firmenzahlkarte erfasst (Beträge, Nutzungstage, Art der Ausgaben), läuft alles automatisch ab. Jede Ausgabe wird in der Online-Verwaltungsanwendung berücksichtigt: Betrag, Ort, Art der Ausgaben, angewandte und abzugsfähige Mehrwertsteuer. Möchten Sie mehr wissen? Fordern Sie unverbindlich eine Demo an und erfahren Sie mehr über die Funktionen von Mooncard, dem europäischen Marktführer für Corporate cards.

Vadim Losch

Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.