Der Handelsregistereintrag : Kosten und Funktion

Ist ein Handelsregistereintrag Pflicht?

Eine kleine Firma oder Selbstständige sind nicht immer zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet, können dies aber freiwillig tun. Freiberufler, Kleingewerbe und eine GbR sind von der Pflicht ausgenommen, während Einzelunternehmen ab einem Umsatz von mehreren 100.000 Euro ebenso verpflichtet sind, sich in Handelsregister einzutragen.

Folgende Rechtsformen müssen sich zum Zeitpunkt der Gründung ins Handelsregister eintragen:

• eingetragene Kaufleute (e. K.)
• Personenhandelsgesellschaften (oHG, GmbH, KG)
• Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)

Wann lohnt sich ein freiwilliger Eintrag ins Handelsregister?

Von der Pflicht ausgenommene Unternehmen können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen und eventuell von Vorteilen profitieren. Der Eintrag bringt jedoch auch eine ganze Reihe von Pflichten mit sich und sollte daher gut abgewogen werden, da er nicht immer sinnvoll ist.

Zu den Vorteilen gehören:

• ein Vertrauensbonus bei Banken und Geschäftspartnern, die z. B. eine Kreditvergabe abwägen müssen;
• freiere Namenswahl: Bei im Handelsregister eingetragenen Unternehmen muss nicht mehr der volle Name des/der Inhaber in der Geschäftsbezeichnung stehen und es sind Fantasienamen möglich;
• Möglichkeit der Eröffnung von Zweigstellen und selbstständig agierenden Niederlassungen an anderen Standorten;
• Möglichkeit der Ausstellung von Prokura, also handelsrechtliche Vollmachten für Angestellte, um alle Arten von Rechtsgeschäften für das Unternehmen vorzunehmen.

Im Gegenzug sind folgende Nachteile bzw. Pflichten zu nennen:

• im Handelsregister eingetragene Unternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen am Ende des Jahres eine Bilanz und Inventur aufstellen;
• vollständige Transparenz durch Verpflichtung zur Veröffentlichung, Offenlegung und Bekanntmachung von Änderungen, Jahresabschlüssen und Bilanzen;
• Unternehmen unterliegen nicht mehr dem BGB, sondern den strengeren Regeln des Handelsgesetzbuches (HGB).

Wie trägt man sich ins Handelsregister ein?

Für die Eintragung ins Handelsregister benötigen Sie verschiedene Beglaubigungen vom Notar. Dafür sollten Sie einige Zeit einplanen, denn dieser muss die Unterlagen und Formalitäten zunächst prüfen. Der Umfang der einzureichenden Dokumente ist je nach Rechtsform des Unternehmens unterschiedlich. Neben den relevanten Dokumenten ist zudem die Einzahlung des Stammkapitals auf das Geschäftskonto notwendig. Haben Sie den Einzahlungsbeleg an den Notar gesendet, kann er den Handelsregistereintrag in die Wege leiten und die entsprechenden Dokumente elektronisch an das Registergericht übermitteln.

Der Vorgang bis zur erfolgten Eintragung kann jedoch einige Zeit dauern und insbesondere bei Kapitalgesellschaften bis zu acht Wochen in Anspruch nehmen. Meist wird die Veröffentlichung in den Medien jedoch nach etwa zwei bis drei Wochen vorgenommen. Nachdem der Handelsregistereintrag erfolgt ist, erhalten Sie eine Handelsregisternummer, die Ihnen das Auffinden bestimmter Informationen erleichtert.

Wann muss man sich ins Handelsregister eintragen?

Für den Handelsregistereintrag gibt es keine Fristen, vielmehr ist er fester Bestandteil der Unternehmensgründung. Unternehmensformen, die laut HGB zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, müssen also noch vor Beginn der Unternehmensaktivitäten den Handelsregistereintrag vornehmen. Eine zukünftige GmbH erhält für den Zeitraum bis zur erfolgreichen Eintragung vom Registergericht einen Sonderstatus und darf sich GmbH i. G. nennen. Die Abkürzung steht dabei für „in Gründung“.

Alle Unternehmen, für die keine Pflicht zur Eintragung in Handelsregister besteht, können ihren freiwilligen Eintrag jederzeit vornehmen, wenn sie dies wünschen.

Folgen einer verpassten Eintragung in Handelsregister

Wer nach HGB dazu verpflichtet ist, sich ins Handelsregister einzutragen, muss den Antrag vor Beginn der Geschäftstätigkeit stellen. Andernfalls drohen Zwangsgelder von bis zu 5.000 Euro!

Wo muss man sich ins Handelsregister eintragen?

Der Handelsregistereintrag wird stets bei einem Amtsgericht vorgenommen. Das für das Unternehmen zuständige Amtsgericht hängt dabei vom Sitz des Unternehmens ab. In Deutschland gibt es mit 638 Amtsgerichten (Stand: 2020) sehr viele Zuständigkeitsbezirke. So haben große Städte wie Bremen drei und Berlin sogar elf Amtsgerichte. Das für Ihr Unternehmen zuständige Amtsgericht finden Sie am einfachsten auf dem Justizportal des Bundes und der Länder oder Sie fragen Ihren Notar.

Welches Budget sollte ich für die Registrierung eines Unternehmens einplanen?

Für die Registrierung gibt es keine pauschale Gebühr, denn die tatsächlichen Kosten hängen von der Gesellschaftsform und Größe des Unternehmens, aber auch von der Gebührenordnung des zuständigen Registergerichts ab. Als Einzelunternehmen muss man mit bis zu 200 Euro an Gebühren rechnen, während für Personengesellschaften zwischen 300 bis 700 Euro anfallen. Hier spielen die Anzahl der einzutragenden Gesellschafter sowie die Höhe des Betriebsvermögens eine Rolle.

Wer auf ein Musterprotokoll für den Handelsregistereintrag zurückgreift, kann Kosten senken. Denn durch das standardisierte Dokument werden alle wichtigen Angaben zusammengefasst und der Arbeitsaufwand bei der Verarbeitung durch das Amtsgericht gesenkt. Ein dreistelliger Betrag muss für die Eintragung aber dennoch einkalkuliert werden.

Zusätzlich zu den amtlichen Gebühren kommen die Ausgaben für den Notar hinzu. Auch hier spielt der Umfang der zu prüfenden und zu beglaubigenden Dokumente eine Rolle bei den Kosten.

Wie hoch sind die Kosten für die anderen rechtlichen Gründungsformalitäten?

Die Gebühren für den Handelsregistereintrag sind nicht die einzigen Ausgaben, die für die Gründung eines Unternehmens zu zahlen sind. Zusätzlich sollten Sie folgende Kosten im Blick haben und einen durchdachten Businessplan aufstellen:

• Die Anmeldung einer Marke beim deutschen oder einem internationalen Markenamt. Das Verfahren wird mit 300 Euro bzw. 290 Euro (online) für bis zu drei Klassen und 100 Euro für jede weitere Klasse in Rechnung gestellt.
• Durchführung von Marktforschung. Diese kann kostenlos sein, wenn Sie sie selbst durchführen, oder kostenpflichtig, wenn Sie einen Fachmann beauftragen. Rechnen Sie mit 2.000 bis 7.000 Euro, wenn Sie über eine Agentur gehen.
• Die Zusammensetzung des Gründungs- bzw. Stammkapitals des Unternehmens. 

Was wird nach einem Handelsregistereintrag veröffentlicht?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) gibt vor, welche Daten in einem Handelsregistereintrag zu finden sind. Die wichtigsten und unverzichtbaren Kerndaten sind dabei:

• Name und Angaben zu den GesellschafterInnen
• Unternehmenssitz und Adresse
• Inhaberverhältnisse
• finanzielle Informationen wie Gründungs- bzw. Stammkapital

Der Einblick ins Handelsregister steht allen Interessierten offen und kann sowohl im örtlichen Amtsgericht wie auch in Online-Registern wie dem Gemeinsamen Registerportal der Länder erfolgen. Bei der ersten Option sind jedoch nur die Daten der vor Ort ansässigen Unternehmen vorhanden, während im Internet in allen Bezirken gesucht werden kann. Die Standardsuche nach Firmennamen, bestimmten Bezirken, Rechtsformen oder gelöschten Einträgen ist dabei kostenlos, während spezielle Suchanfragen kostenpflichtig sind. 

Wer einen chronologischen Ausdruck mit allen Veränderungen ausdrucken möchte, muss eine Gebühr bezahlen. Auch für die Einsicht in einen Gesellschaftsvertrag einer AG oder einer GmbH wird eine Gebühr fällig. Kostenpflichtig sind zudem Auszüge aus dem Registereintrag. Diese können zum Beispiel bei Gerichtsverfahren genutzt werden und haben Beweiskraft.

Wer eine neue Geschäftsbeziehung oder Kooperationen plant, kann sich über das Handelsregister zuverlässige Informationen über den oder die Partner einholen. 

Der beglaubigte Handelsregisterauszug für Streitigkeiten vor Gericht

Für gerichtliche Streitigkeiten kann man einen Handelsregisterauszug in beglaubigter Form anfordern. Ein solches Dokument enthält nicht nur alle Kerndaten in ausführlicher Form, sondern auch Veränderungen aus den vergangenen Jahren und besitzt eine höhere juristische Relevanz bzw. Beweiskraft.

Achtung: Warnung vor irreführenden Angeboten und Rechnungen

Im Zusammenhang mit der öffentlichen Bekanntmachung auf Onlinediensten warnen die Landesjustizverwaltungen sowie das Bundesministerium der Justiz vor Zahlungsaufforderungen und Angeboten, die nicht von den Justizbehörden stammen.

Teilweise wurden – auch unter Verwendung behördenähnlich gestalteter Schreiben – Leistungen wie die Eintragung in nichtamtliche Register angeboten oder Zahlungsaufforderungen für bereits erfolgte Registereintragungen verschickt.

Da diese Angebote und Rechnungen zum Teil den Anschein amtlicher Formulare besitzen, sollten Unternehmensgründer besondere Aufmerksamkeit auf die Herkunft der Schreiben haben. Eintragungen in solche Register haben keinerlei Rechtswirkung.

Welche Änderungen muss man eintragen lassen?

Bei vielen Unternehmen gibt es im Laufe der Geschäftstätigkeit Änderungen und einige davon müssen dem Registergericht mitgeteilt werden. So muss zum Beispiel eine Änderung des Unternehmenssitzes eingetragen werden. Auch wenn Kaufleute, die ihren Wohnsitz als Adresse angegeben haben, umziehen, sollten sie nicht vergessen, die Adressänderung eintragen zu lassen.

Kapitalgesellschaften wie GmbHs unterliegen weiteren Pflichtänderungsmeldungen und müssen beispielsweise mitteilen, wenn sich die Satzung ändert oder das Stammkapital erhöht wird. Dies betrifft auch personelle Veränderungen (neue Gesellschafter oder Geschäftsführer und Teilhaber, die die Gesellschaft verlassen haben), im Prinzip also alle Pflichtangaben im Handelsregister. Ändern sich diese, müssen sie unverzüglich korrigiert werden.

Wird eine Geschäftstätigkeit aufgegeben, muss auch dies dem Amtsgericht mitgeteilt und eine Löschung des Eintrags beantragt werden.

Mooncard steht Unternehmensgründern zur Seite

Bauen Sie Ihr Unternehmen auf und wollen Sie sich einen kompetenten Partner für Ihre Ausgabenverwaltung an die Seite holen? Dann entdecken Sie jetzt Mooncard, die komplette Lösung für die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist. Mit der individuell skalierbaren Corporate card haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein effizientes Tool für die Bezahlung Ihrer Betriebsausgaben an Ihrer Seite und behalten die Kontrolle über Ihre Kosten. Gleichzeitig vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung durch effiziente Tools und eine automatisierte sowie papierlose Spesenabrechnung. 

Fordern Sie eine 100 % kostenlose und unverbindliche Demo an und überzeugen Sie sich selbst! Wir bieten für jede Unternehmensgröße und Rechtsform die passende Zahlungslösung.

Lesen Sie unsere anderen Artikel zu diesem Thema : 

• Alles über die Markenanmeldung