Warum sollten Sie sich für eine Einkaufssoftware entscheiden?

Mit einer Einkaufssoftware können Sie Datenbanken anlegen und aktualisieren, in denen alle mit der Einkaufsabteilung in Verbindung stehenden Elemente zusammengefasst sind. Eine solche Software bietet zahlreiche Funktionen, wie etwa zur Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen, Lieferungen oder der Verwaltung von Lieferanten. Eine Einkaufssoftware eignet sich für Unternehmen jeder Größe und trägt dazu bei, den Einkaufsprozess zu optimieren, die Zufriedenheit der internen Kunden zu steigern und das Ausschreibungsmanagement zu vereinfachen. Kurz gesagt, ist sie Ihnen dabei behilflich, die Einkaufsfunktion innerhalb Ihres Unternehmens auf effiziente Weise zu steuern. Welche Vorteile bietet Ihnen eine Einkaufssoftware? Und für welche Lösung sollten Sie sich entscheiden? Mooncard verrät Ihnen alles, was Sie wissen müssen!

Weshalb Sie eine Einkaufssoftware nutzen sollten

Eine Einkaufssoftware bietet Lösungen für zahlreiche Herausforderungen. Dank dieses Hilfsmittels können Sie:

sich vergewissern, dass das verfügbare Budget sinnvoll genutzt wird;
die mit der Beschaffung zusammenhängenden Verfahren vereinfachen, die in jeder Abteilung unterschiedlich sind;
die Anzahl der durch Ihre Mitarbeiter getätigten, im Vorfeld nicht genehmigten Einkäufe begrenzen;
bereits vor Rechnungseingang Einblick in Ihre Ausgabenverpflichtungen erhalten;
schwer zu bedienende Systeme, wie etwa ein veraltetes Enterprise Ressource Planning (ERP) ersetzen;
Mitarbeitern bei der Tätigung ihrer Käufe mehr Flexibilität bieten;
den gesamten Procurement-Prozess von Produkten und Dienstleistungen (Kaufanfrage, Genehmigung, Auftragserfassung, Entgegennahme von Bestellungen etc.) steuern;
Kaufanfragen schneller genehmigen;
zwecks Vermeidung von Lieferengpässen die Lagerverwaltung vereinfachen;
schneller auf Lieferanten reagieren;
Beziehungen zu Lieferanten flexibler gestalten;
dank entsprechender Berichte und Dashboards einen Gesamtüberblick über die Leistungsfähigkeit der Einkaufsstrategie des Unternehmens erhalten. Die Software dient Ihnen als Basis, Maßnahmenpläne zu erstellen, um die Steuerung der Einkäufe zu verbessern.

Gut zu wissen

Welche unterschiedlichen Schritte beinhaltet der Einkaufsprozess? In einem Unternehmen unterteilt sich der Einkaufsprozess in mehrere Schritte:

Bedarfsermittlung;
Weiterleitung von Anfragen an die Einkaufsabteilung;
Ausstellung eines Bestellscheins bei bereits bestehenden Vertragsverhältnissen oder Anforderung einer Angebotsanfrage;
Antwort der Lieferanten oder Hersteller in Bezug auf das Angebot;
Auftragsvergabe oder Bestellung;
Einkauf der Produkte oder Dienstleistungen;
Bezahlung der Bestellung.

Welche Funktionen bietet eine Einkaufssoftware?

Überblick über die Hauptfunktionen einer Einkaufssoftware

Rechnungs- und Zahlungs-Management

In eine Einkaufssoftware lassen sich all Ihre bezahlten oder noch zu begleichenden Rechnungen integrieren. Sie ermöglicht die einfache Nachverfolgung der erfolgten Zahlungen. Das Dashboard bietet Ihnen einen Gesamtüberblick über die vergangenen, laufenden und künftigen Transaktionen.

Eine Beschaffungsmanagement-Lösung befähigt die Einkaufsabteilung, das zugewiesene Budget genauestens zu kontrollieren. So steht den Einkäufern alles zur Verfügung, was sie brauchen, um unnötige Einkäufe einzuschränken. Die Einkaufssoftware ermöglicht eine Optimierung der Kostenanalyse („wildes” Einkaufen von A-, B- oder C-Teilen), eine effiziente Verwaltung der unterschiedlichen Kategorien sowie die Überprüfung im Hinblick auf die Compliance der Ausgaben.

Bestell-Management

Mit einer Einkaufssoftware ist es einfach, den Status laufender Bestellungen zu überprüfen. Ideal, um genau zum richtigen Zeitpunkt Angebote und Rechnungen zu bearbeiten! Und das bei voller Transparenz von Organisation und Verfahren.

Dank der Einkaufssoftware können Ihre Mitarbeiter völlig unkompliziert Bestellungen aus Katalogen oder von Webseiten genehmigter Lieferanten aufgeben.

Lieferanten-Management

Alle Informationen über Ihre Lieferanten sind am selben Ort zusammengefasst. Auf diese Weise werden die Bewertung der Lieferanten, die Aktualisierung von Informationen (Verkaufspreise, Zahlungsmodalitäten etc.), das Risikomanagement und die Kommunikation weitestgehend vereinfacht.

Eine Einkaufssoftware verbessert auf effiziente Art und Weise die Beziehung zu Ihren Lieferanten und sorgt für eine Steigerung der Vertrags-Compliance.

Nachverfolgung der Eingänge

Die Einkaufssoftware informiert Sie in Echtzeit über den Eingang von Bestellungen. Sie müssen dies also nicht jedes Mal erneut überprüfen. Alle Daten sind in einer zentralen Informationsdatenbank zusammengefasst. So wissen Sie beispielsweise innerhalb von zwei Klicks, welchen Lieferanten Sie eine Erinnerung zukommen lassen müssen.

Für welche Einkaufssoftware sollten Sie sich entscheiden?

Um unter all den auf dem Markt verfügbaren Lösungen die richtige Einkaufssoftware auszuwählen, sollten Sie zunächst eine eingehende Bedarfsanalyse vornehmen und Ihr Budget sorgfältig ermitteln. Um diesen Schritt zu formalisieren, empfiehlt es sich, ein Anforderungsprofil zu erstellen.

Wir empfehlen Ihnen, eine Einkaufssoftware zu bevorzugen, die:

benutzerfreundlich und intuitiv ist und eine schnelle Einarbeitung ermöglicht;
ein umfassendes Einkaufsmanagement ermöglicht;
skalierbar ist und sich – vom KMU bis zum Großkonzern – an jedes Business anpassen lässt. Bei einer solchen Software sollten sich die benötigten Funktionen je nach Bedarf des Nutzers aktivieren bzw. deaktivieren lassen;
die kompatibel mit Ihrem ERP, Ihrem SAP-System und Ihren cloudbasierten Lösungen ist.

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Vadim Losch

Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.