KPI Einkäufe : Was zu beachten ist?

Welchen Nutzen erfüllen Leistungs-Kennzahlen für Ihre Einkäufe?

Leistungs-Kennzahlen (KPI) sind ein unverzichtbares Tool zur Steuerung der Einkaufsstrategie eines Unternehmens. Sie liefern Echtzeitinformationen über die Performance der unterschiedlichen von der Einkaufsabteilung durchgeführten Aktivitäten und spiegeln die von den Teams täglich geleistete Arbeit wider. Die Festlegung von Leistungs-Kennzahlen ermöglicht es der Einkaufsabteilung:

• Diagnosen in Bezug auf das Management und die Organisation des Einkaufsprozesses zu erstellen;
• Mitarbeiter, Vorgesetzte und externe Partner des Unternehmens über die Leistungsfähigkeit des umgesetzten Maßnahmenplans zu informieren;
• genaue Informationen über die erreichten Etappenziele und die noch zu erreichenden übergeordneten Ziele zu erhalten;
• auf der Grundlage quantitativer Daten relevantere Entscheidungen zu treffen; 
• eine präzise Messbarkeit der tatsächlichen Erreichung strategischer Zielsetzungen zu gewährleisten; 
• Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. 

Wie Sie die SMART-Methode nutzen können, um Ihre KPIs auszuwählen

Um Ihre Performance in puncto Einkäufe auf effiziente Art und Weise bewerten zu können, empfiehlt sich die Nutzung von quantitativen und qualitativen KPIs, die den SMART-Kriterien entsprechen:

• Spezifisch. Beginnen Sie damit, Ihre zu erreichenden Ziele so präzise wie möglich zu spezifizieren. Leiten Sie hieraus anschließend die für Ihren Bedarf erforderlichen Leistungs-Kennzahlen in Übereinstimmung mit der Strategie Ihres Unternehmens ab.
• Messbar. Die von Ihnen zu verfolgenden Ziele müssen auf objektive Art und Weise messbar sein. Die Indikatoren sollten auf über einen längeren Zeitraum erfassten qualitativ hochwertigen Daten beruhen. Zwecks optimaler Auswertung werden die gesammelten Informationen übersichtlich zusammengetragen und organisiert.
• Achievable (umsetzbar). Ihre KPIs müssen in der Lage sein, Ihre Einkäufe zu optimieren. Die Möglichkeit sollte gegeben sein, sie einander gegenüberzustellen, um die erzielten Ergebnisse verständlich machen zu können.
• Realistisch. Die definierten Indikatoren sollten mit den dem Unternehmen verfügbaren personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen umsetzbar sein. 
• Timely (rechtzeitig). Um die entsprechenden Fortschritte bewerten zu können, ist es wichtig, die KPIs in vorgegebenen Zeiträumen miteinander vergleichen zu können. 

Die wichtigsten Leistungs-Kennzahlen

Entdecken Sie die aussagekräftigsten Leistungs-Kennzahlen, die Sie in Ihr Dashboard oder Reporting-Tool integrieren sollten.

ROI der Einkaufsfunktion

Der ROI der Einkäufe ist die perfekte Kennzahl zur Bewertung der Produktivität des Teams. Hierbei geht es darum, das Verhältnis zwischen folgenden beiden Werte im Auge zu behalten: 

• die dank der Arbeit der Einkaufsabteilung vermiedenen Kosten und Auslagen (Produkte, Dienstleistungen etc.);
• der Gesamtkostenaufwand. 

Anteil der von der Einkaufsabteilung bearbeiteten Unternehmenseinkäufe

In einem Unternehmen werden nicht zwangsläufig alle Einkäufe von der Einkaufsabteilung abgewickelt. Die C-Teile-Beschaffung bzw. das „wilde Einkaufen” sind hierfür perfekte Beispiele. Derartige Praktiken erschweren die Rationalisierung der Einkaufsprozesse.

Dieser Indikator liefert messbare Zahlen über die tatsächlich von der Einkaufsabteilung getätigten Einkäufe. Er ermöglicht die Bewertung ihrer Produktivität auf der Grundlage ihres realen Beitrags, anstatt sich auf hypothetische Werte zu stützen. 

Linear Performance Pricing (LPP)

Der Prozentsatz der unter Vertrag stehenden Lieferanten ermöglicht keine Beurteilung in Bezug auf die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen. Die Linearpreisanalyse bzw. das Linear Performance Pricing (LPP) liefert hingegen Aufschluss über die effektive Durchführung der Verträge. Dank dieses Hilfsmittels lässt sich Folgendes analysieren: 

• die Compliance der Verträge auf der Grundlage der Anzahl der Bestellzeilen (in der Verwaltungssoftware), die abweichend von den Referenzpreisen abgerechnet wurden; 
• der Anteil der bei den Gesamtkosten festgestellten Abweichungen.

Anteil der außervertraglichen Einkäufe

Diese Kennzahl liefert genaue Informationen darüber, inwiefern die Einkaufsstrategie des Unternehmens von den unterschiedlichen Geschäftsbereichen mitgetragen wird. Dank dieses Indikators kann überprüft werden, ob die Einkäufer die Verfahren zur Verwaltung von Lieferverträgen auch tatsächlich einhalten. Diese Kennzahl basiert auf der Verfolgung zweier Variablen:

• dem Anteil der trotz bestehender Verträge außervertraglich entstandenen Kosten;
• der Preisdifferenz bzw. der Kosten, die für diese Art der Ausgaben zu quantifizieren sind. 

Dauer des Einkaufsprozesses

Durch die Befassung mit der Dauer des Bestellprozesses werden Möglichkeiten aufgezeigt, die Bearbeitung der Prozesse zu beschleunigen. Diese Kennzahl liefert präzise Einsichten in Bezug auf die Schritte, bei denen die vorgegebenen Fristen nicht eingehalten werden. Aus dieser Analyse kann hervorgehen, dass bei den Einkäufern in folgenden Bereichen Schulungsbedarf besteht:  

• Formulierung der Anfragen; 
• Bestätigung der Anfragen; 
• Erstellung und Weiterleitung der Bestellscheine. 

Zufriedenheit der internen Kunden

Die Zufriedenheit der internen Kunden ist eine der Prioritäten der Einkaufsfunktion. Die vom Unternehmen getätigten Einkäufe – insbesondere die indirekten Einkäufe – wirken sich auf die Gesamtheit aller Geschäftsbereiche des Unternehmens aus. Sie tragen zur Gesundheit der Mitarbeiter, ihrer Lebensqualität am Arbeitsplatz sowie ihrer Sicherheit und Leistungsfähigkeit bei.

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu bewerten, kann die Leitung der Einkaufsabteilung beispielsweise Folgendes untersuchen: 

• die Anzahl der Projekte, bei denen die Einkaufsteams im Vorfeld um Unterstützung gebeten werden;
• die Anzahl der von anderen Abteilungen erhaltenen Anfragen. 

Der Prozentsatz der CSR-zertifizierten Lieferanten

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