So erstellen Sie eine effiziente Einkaufsstrategie ?

Was ist eine Einkaufsstrategie?

Die Einkaufsstrategie eines Unternehmens ist ein weit gefasstes und vielschichtiges Konzept. Es beschreibt alle zur Optimierung des Einkaufsprozesses erforderlichen Schritte und Maßnahmen innerhalb einer Organisation. Hierbei sollten unter anderem folgende Aspekte Berücksichtigung finden: 

• die Auswahl der besten Lieferanten auf der Grundlage von Kostenoptimierung und Preis-Leistungs-Verhältnis; 
• der Prozess der Zentralisierung der Einkäufe durch Schaffung einer unternehmensinternen Abteilung mit einem Einkaufsleiter, dem die alleinige Verantwortung für das Einkaufs-Management zukommt;
• die komplette Auflistung aller Produkte und Dienstleistungen, die das Unternehmen regelmäßig einkauft, um im Anschluss eine vereinfachte Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten; 
• jährliche Verhandlungen mit Lieferanten und/oder weiteren wichtigen Geschäftspartnern (Subunternehmern, Kunden etc.); 
• der Prozess der Veranlassung sowie des Empfangs von Zahlungen.

Im Großen und Ganzen handelt es sich bei einer Einkaufsstrategie um die Gesamtheit aller Maßnahmen und Handlungen, die darauf abzielen, die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern und die mit dem Einkauf zusammenhängenden finanziellen Risiken zu minimieren. Sie ist ein leistungsstarkes Tool des Einkaufs-Managements, das im Dienste dreier, in jedem Unternehmen weithin geläufigen Imperative steht: 

• der Qualität der gekauften Produkte und Dienstleistungen (die so hoch wie möglich sein sollte); 
• den Kosten der gekauften Produkte und Dienstleistungen (die so niedrig wie möglich sein sollten); 
• der Zeitspanne, innerhalb derer insbesondere die Produkte und Dienstleistungen, die für eine gut funktionierende Lieferkette unerlässlich sind, zur Verfügung gestellt werden.

Worin besteht der Nutzen eines Einkaufsleiters?

Eine effiziente Strategie setzt in der Regel voraus, dass Sie einen unternehmensinternen Einkaufsleiter einsetzen. Zwar muss diesem nicht zwangsläufig die alleinige Verantwortung für die Validierung aller Transaktionen zukommen, doch kann er für jeweils größere direkte oder indirekte Einkaufskategorien Zielsetzungen festlegen – wie beispielsweise in Bezug auf die Beschaffung von C-Teilen, die als unkritisch und weniger wichtig angesehen werden.

Dies setzt eine umfassende Fähigkeit zur Analyse der Unternehmensbedürfnisse und der Erfordernisse einer jeden Abteilung voraus.

Warum Sie eine Einkaufsstrategie einsetzen sollten

Einkaufsstrategien bringen in der Regel eine Reihe positiver Effekte in Bezug auf die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens mit sich: 

• Ein strategischer Ansatz bei der Beschaffung kann dazu beitragen, dass mitunter beträchtliche Skaleneffekte erzielt werden. Durch eine Einkaufsstrategie können die Anschaffungskosten der für das Unternehmen wesentlichen Produkte minimiert und nicht wesentliche Ausgaben reduziert oder vollständig aus dem Einkaufsprozess eliminiert werden. Zur Erinnerung: Die internen Einkäufe eines Unternehmens können bis zu 60 Prozent seines Umsatzes ausmachen! Folglich ist das Optimierungspotenzial in den meisten Fällen beachtlich. 

• Sie steigert die Leistungsfähigkeit des Einkaufsprozesses und der Supply-Chain. Verbrauchsgüter und Ressourcen werden zum richtigen Zeitpunkt, unter der richtigen Artikelnummer und in der richtigen Menge bestellt.

• Die Strategie sorgt für eine bessere Kenntnis in Bezug auf die Beschaffungsanforderungen des Unternehmens in jeder Abteilung. 

• Sie ermöglicht eine bedarfsgerechte und zielgerichtete Steuerung der Ausgaben je nach Abteilung und Budgetposten. Ein unschätzbarer Vorteil, wenn Sie es sich zum Ziel gesetzt haben, im Rahmen der Verpflichtungen Ihrer CSR-Politik einen verantwortungsvolleren Konsum anzustreben. 

Strategische Herausforderungen und Maßnahmenplan für den Einkauf

Die Erstellung eines Maßnahmenplans für den Bereich Einkauf ermöglicht es Ihnen, die durch Ihre Einkaufsstrategie verfolgten Ziele auf konkretere Art und Weise zu systematisieren und sie mit den umzusetzenden Maßnahmen in Einklang zu bringen. Um einen höchstmöglichen praktischen Nutzen des Maßnahmenplans zu gewährleisten, sollten alle vom Einkauf betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter an dessen Erstellung beteiligt werden. 

Welche Maßnahmen sollten in Bezug auf Ihre Einkaufsstrategie priorisiert werden?

Unabhängig von der Art der umzusetzenden Maßnahmen ist es von entscheidender Bedeutung, im Vorfeld die richtigen KPIs bzw. Leistungskennzahlen zu definieren. Auf diese Weise stehen Ihnen alle relevanten Informationen zur Verfügung, um Ihre täglichen Aktionen in die richtige Richtung zu lenken.

Abgesehen von diesen allgemeinen Empfehlungen integrieren Unternehmen häufig auch noch weitere Ziele in Ihre Einkaufstrategie:

• Erstellen Sie ein umfassendes Verzeichnis bzw. eine systematische Kartierung der Einkäufe Ihres Unternehmens. Dies setzt eine umfangreiche Segmentierung nach Anbietern und Produktkategorien voraus. Nach Abschluss dieser Arbeit werden Sie über einen sehr viel klareren Einblick in die Aufteilung Ihrer Einkäufe verfügen, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Bestellungen bei den wettbewerbsfähigsten und kompetentesten Lieferanten aufzugeben.

• Nehmen Sie eine detaillierte Analyse Ihrer Ausgaben nach übergeordneten Budgetposten vor. Eine solche Analyse kann beispielsweise auf Basis der Kraljic-Matrix erfolgen. Diese unterscheidet zwischen „direkten Einkäufen”, die für die Unternehmenstätigkeit einen hohen strategischen Stellenwert besitzen, und indirekten Einkäufen, die mit Verwaltung und Betrieb zusammenhängen (Einkauf von Computerausrüstungen, Gebäudewartung etc.). Mit einer speziellen Einkaufssoftware lässt sich eine solche Analyse verfeinern und beschleunigen. 

• Beziehen Sie in Ihre Einkaufsstrategie das Lieferantenrisiko mit ein. Hierbei handelt es sich um die Wahrscheinlichkeit, dass einer Ihrer Handelspartner zu einem kritischen Zeitpunkt ausfällt. In diesem Zusammenhang kann es sich beispielsweise als sinnvoll erweisen, nur bei leicht erhältlichen, für das Unternehmen unkritischen Warengruppen weniger zuverlässige Lieferanten bzw. Anbieter zu beauftragen, mit denen Sie noch keine Erfahrungen gemacht haben. 

• Je nachdem, welche Eigenschaften Ihr Unternehmen besitzt, kann auch die Vereinheitlichung der Lieferkette in Ihre Zielsetzungen mit einbezogen werden. Durch die Rationalisierung der Verfahren und Prozesse, die mit jeder Transaktion zusammenhängen, werden Sie letztendlich erhebliche Einsparungen erzielen können. 

Die Einkaufsstrategie eines Unternehmens steht im Mittelpunkt ihrer wirtschaftlichen und geschäftlichen Leistungsfähigkeit. Sie möchten eine bessere Kontrolle und gesteigerte Analysefähigkeit in Bezug auf Ihre Einkaufsverfahren erlangen? Dann sollten Sie Ihre wichtigsten Mitarbeiter mit einer Mooncard-Corporate card ausstatten, um jede Ausgabe genauestens verfolgen zu können. Reservieren Sie jetzt eine Demo!